Документы подтверждающие наличие основных средств

Документы подтверждающие наличие основных средств

Что подтверждает бухгалтерская справка на основные средства и в каких случаях она необходима? Ответ – в нашей консультации.

Когда необходима

В большинстве случаев бухгалтерская справка о наличии основных средств показывает также их остаточную стоимость по данным баланса. Она:

  1. помогает собственникам бизнеса и его участникам проанализировать состав и состояние внеоборотных средств компании;
  2. подтверждает расчет налога на прибыль;
  3. способствует страхованию, а также получению инвестиций, кредитов.

Здесь напомним про пункт 49 Читайте также Оценка методом ФИФО

В самом общем виде образец бухгалтерской справки об основных средствах может выглядеть так:

По месту требования

Справка о балансовой стоимости имущества

Настоящим подтверждается, что, по данным бухгалтерского учета, балансовая стоимость имущества, принадлежащего ООО «_______________» на праве собственности, по состоянию на «____» ______________ 20___ года составляет __________________ (Прописью) рублей ___ копеек.

Перечисление имущества и его стоимости (можно в табличном виде):

А более конкретный образец бухгалтерской справки о стоимости основного средства может иметь такой вид:

Общество с ограниченной ответственностью «Гуру»

БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА № 18-ОС

г. Москва 31.03.2017

По состоянию на 1 апреля 2017 года остаточная (балансовая) стоимость строения, расположенного по адресу: г. Москва, ул. Рябиновая, д. 17, к. 3, общей площадью 75,3 кв. м согласно тех. паспорту БТИ № 07-09-04444 от 10 сентября 2005 г., учитываемого в составе основных средств (без учета переоценки), составляет 8 045 458 руб.

Исполнитель: бухгалтер____________Широкова____________/Е.А. Широкова/

Главный бухгалтер____________Пирогова____________/Н.Ю. Пирогова/

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Документальное оформление основных средств представляет интерес для любой организации. В зависимости от конкретных особенностей бизнеса ОС могут попадать в распоряжение фирмы разными путями. Аналогична ситуация и с выбытием ОС. Тому, что является важным для специфики документального оформления движения ОС в каждом конкретном случае, посвящена данная статья.

Документальное оформление учета основных средств: поступление ОС в фирме

Правила документального оформления поступления ОС на предприятие в российской нормативной базе не закреплены. Вместе с тем отдельные положения содержатся в законе о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также в методических указаниях по бухучету ОС, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н.

В частности, в п. 38 методических указаний № 91н разъяснено, что в учете следует отразить факт поступления ОС в тот момент, когда произошло подписание акта приемки-передачи ОС руководителем компании.

ВАЖНО! При этом указано, что такой акт следует составлять на каждый отдельный инвентарный объект. Исключение предусмотрено только для однотипных объектов ОС, имеющих одинаковую стоимость, которые фирма принимает к учету единовременно: в такой ситуации достаточно будет составить 1 общий акт по всем таким однородным ОС.

Какой-либо формы указанного акта, которая была бы обязательна к применению всеми компаниями, законодателем в настоящее время не установлено. Поскольку такой документ является первичным, фирма самостоятельно может разработать для своей практики форму такого акта (в силу ст. 9 закона № 402-ФЗ) или воспользоваться бывшими ранее (до 01.01.2013) обязательными унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7.

Это постановление содержит следующие формы актов, которыми фирма имеет право задокументировать поступление ОС:

  • ОС-1. Это стандартный шаблон, который компания может использовать применительно к любому вновь поступающему объекту ОС за исключением зданий (для них предусмотрен специальный шаблон по форме ОС-1а).
  • ОС-1б. Такой шаблон фирма может применить, если принимает к учету не один объект, а сразу группу однородных.
  • ОС-14. Актом по такой форме компания может оформить поступление в распоряжение фирмы (на ее склад) оборудования, которое в будущем (после осуществления монтажа), будет использоваться в качестве ОС. Передачу ОС в монтаж оформляют актом по форме ОС-15.
Читайте также:  Госпошлина за вступление в наследство по завещанию

ВАЖНО! Независимо от того, каким актом оформлялось поступление ОС в фирму, принятие его в эксплуатацию на производство все равно следует задокументировать актом по типовой форме ОС-1.

После того как акт о поступлении составлен, он вместе с сопроводительными документами технического характера об оборудовании передается в бухгалтерию фирмы. Бухгалтерия, в свою очередь, открывает инвентарную карточку по каждому объекту ОС (форма карточки ОС-6) либо по группе однородных объектов ОС (форма карточки ОС-6а). Возможно также ведение инвентарной книги (форма ОС-6б).

О том, когда применение инвентарной книги оказывается целесообразным, читайте в материале «Унифицированная форма № ОС-6б — бланк и образец».

Порядок оформления выбытия ОС в компании

Наиболее часто встречающиеся ситуации выбытия ОС из производственной активности связаны с одним из следующих обстоятельств:

  • фирма решила продать ОС;
  • ОС предприятия признается подлежащим списанию.

Каждое из приведенных выше обстоятельств требует специфического документального оформления.

Если фирма продает свое ОС, то, как и в случае с покупкой, необходимо составить акт приемки-передачи ОС (п. 81 методических указаний № 91н). Он составляется по правилам и по формам, описанным выше в отношении ситуации с поступлением ОС в фирму. Т. е. если компания продает ОС, не являющееся зданием, то акт может быть составлен по форме ОС-1. Если же продается здание, то наиболее подходящий шаблон для акта — ОС-1а. А в случае, когда компания продает одновременно группу однородных ОС, следует оформить выбытие актом ОС-1б.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Составлять указанные выше акты следует не только в ситуации, когда происходит непосредственно продажа ОС, но и при передаче объекта фирмой в уставный капитал иной организации, а также при безвозмездной передаче третьему лицу.

Оформлять такие документы надо обязательно в любом случае, независимо от того, кем является покупатель (физическим лицом или компанией). На это указало УМНС РФ по г. Москве в письме от 17.05.2004 № 26-12/33266.

Второй возможный вариант — ОС в компании устарело, полностью прослужило отведенный временной отрезок либо сломалось в результате воздействия каких-либо внешних факторов, при этом восстановление или ремонт такого ОС нецелесообразны с экономической позиции для фирмы. Такое ОС должно быть списано.

Но для этого п. 77 методических указаний № 91н требует создания специальной комиссии из экспертов производства, которые решат, следует списывать такое ОС или нет.

Если такая комиссия решит не восстанавливать объект ОС, а полностью его списать, то после получения письменного решения комиссии компания должна будет задокументировать факт выбытия ОС специальным актом. Его форма, так же как и по ранее описанным документам, может быть разработана фирмой самостоятельно или выбрана из унифицированных. В последнем случае это будут такие формы:

  • ОС-4 — если фирма списывает один объект ОС, который не является автотранспортом (для автотранспорта следует применить форму ОС-4а);
  • ОС-4б — когда осуществляется списание не одного объекта ОС, а группы однородных.

После того как акт о выбытии ОС составлен, специалист бухгалтерии проставляет в инвентарной карточке объекта отметку о том, что ОС выбыло.

О том, какие проводки делаются при выбытии ОС и как рассчитать коэффициент выбытия, читайте в статье «Формула расчета коэффициента выбытия основных средств».

Какие ошибки документального оформления движения ОС наиболее распространены

На практике встречаются ситуации, когда фирма забывает оформить прием ОС соответствующим актом, мотивируя это тем, что обязательной для применения формы такого акта законодатель не установил.

Читайте также:  Узнал что ребенок не мой что делать

Такой подход неверен, поскольку с 01.01.2013 компаниям предоставлено право самим разрабатывать формы учетных документов, в том числе и форму акта о приемке-передаче ОС. Единой обязательной формы нет. Но это не значит, что акт можно не составлять. Ведь если акт отсутствует, это означает, что фирма фактически признает, что объект ОС пока еще не готов для использования.

ВАЖНО! Только после подписания акта о приемке-передаче фирма может открывать инвентарную карточку по объекту ОС.

Вместе с тем на практике некоторые организации нарушают порядок документального оформления основных средств, открывая сначала инвентарные карточки (в момент поступления объектов в компанию), а затем только подписывая акт (когда ОС готов к эксплуатации).

Инвентарная карточка — документ, который выступает в роли биографии для объекта ОС. Фирма ведет такую карточку на протяжении всего срока службы ОС. Новая карточка может заводиться, только когда объект прошел коренную модернизацию, в результате которой в старой карточке фирма уже не может зафиксировать все характеристики ОС.

Поэтому если компания с некоторой периодичностью переоформляет карточки по каким-либо объектам, то данные действия тоже следует считать ошибочными.

Итоги

Порядок документального оформления поступления в фирму и выбытия из компании объектов ОС во многом схож: подписывается соответствующий акт, после чего создается инвентарная карточка либо в такой карточке проставляются необходимые отметки. Компаниям важно понимать: несмотря на то, что унифицированных форм актов сегодня не установлено, сама необходимость оформления таких документов сохраняется.

Утраченную первичную документацию на амортизируемое имущество, срок хранения которой не истек, нужно восстановить, так как ее отсутствие влечет риски, в том числе налоговые. Рассмотрим налоговые последствия утраты первичных документов и порядок их восстановления.

Документы по основным средствам

Данная информация должна иметь документальное подтверждение (ст. 313 НК РФ; письмо Минфина России от 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458).

Так, первичным учетным документом, подтверждающим ввод основного средства в эксплуатацию, может выступать унифицированная форма акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1, утв. пост. Госкомстата России от 21.01.2003 № 7; п. 7 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н).

Срок полезного использования определяется соответствующим внутренним локальным актом налогоплательщика, например приказом руководителя (пост. Девятого ААС от 02.09.2014 № 09АП-30372/14, ФАС МО от 14.11.2013 № Ф05-13932/13).

Налоговые последствия утраты первичных документов

Отсутствие актов о приеме-передаче объекта основных средств, с позиции налоговых органов, может свидетельствовать о необоснованном начислении амортизации в налоговом учете в отношении объектов амортизируемого имущества в связи с тем, что они не введены в эксплуатацию. Таким образом, последствиями непредставления истребуемых актов о приеме-передаче объекта основных средств и приказов об установлении срока полезного использования могут являться, в частности:

  • исключение сумм начисленной амортизации из расчета налоговой базы и доначисление налога;
  • начисление пеней на сумму недоимки (ст. 75 НК РФ);
  • привлечение организации к ответственности (ст. 120, 122, 126 НК РФ).

Кроме того, следует учитывать, что непредставление налоговому органу запрашиваемых пояснений, документов и (или) наличие информации об их уничтожении, порче и т.п. является одним из критериев, используемых налоговыми органами в процессе отбора налогоплательщиков для проведения выездных налоговых проверок (п. 9 раздела 4 Концепции системы планирования выездных налоговых проверок, утв. приказом ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@).

Важно! С целью минимизации налоговых рисков следует предпринять меры для восстановления утраченной документации, срок хранения которой не истек (например, оформить дубликаты). В случае невозможности подписания дубликатов теми лицами, которыми заверялись утраченные документы, дубликаты могут быть подписаны действующим руководителем и лицами, которые на данный момент уполномочены подписывать подобные документы. Конкретный порядок организация вправе разработать и утвердить самостоятельно.

Читайте также:  Льготы военному инвалиду 2 группы

Восстановление утраченных первичных документов

В соответствии с пунктом 6.8 Положения в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели (далее — комиссия). В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашают представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель предприятия.

В аналогичном порядке рекомендовали действовать и специалисты налоговых органов (письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411). Наряду с этим чиновники указывают на необходимость восстановления налогоплательщиком утраченных документов (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения нижестоящих налоговых органов письмом ФНС России от 15.08.2013 № АС-4-3/14759@), от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191, от 11.08.2011 № 03-02-07/1-288, УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411).

В связи с изложенным автор полагает, что в рассматриваемом случае необходимо:

  • руководителю организации издать приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи документов по учету основных средств,
  • в состав которой могут быть включены, в частности, работники бухгалтерии, отдела кадров, экономического отдела и др.;
  • комиссии провести расследование причин пропажи документов, в процессе целесообразно получить от лиц, ответственных за их сохранность (пп. 6.2, 6.6 Положения), письменные объяснения (докладные записки);
  • по результатам расследования составить акт, в котором отразить список утерянных документов и причины их пропажи, перечень возможных мероприятий, которые необходимо провести для восстановления документов (в случае согласия с его содержанием указанный акт утверждает руководитель организации);
  • попытаться восстановить документы.

Пример. При проверке документов было обнаружено, что утеряны акты о приеме-передаче объекта основных средств (форма ОС-1) и приказы руководителя об установлении срока полезного использования. В настоящее время в организации новый руководитель. Часть сотрудников, которые подписывали акты ОС-1, уже не работают в компании. Основные средства, документы на которые были утеряны, сейчас продолжают эксплуатироваться, на их стоимость начисляется амортизация. Все указанные документы сохранились в электронном виде, без подписей.

В рассматриваемой ситуации утеряны документы на бумажных носителях, которые оформляла сама компания. Поскольку эти документы создавались автоматизированным способом (с помощью компьютера) и сохранились в электронном виде, можно их распечатать и оформить дубликаты, то есть повторные экземпляры подлинников утраченных документов (подп. 22 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). Логично предположить, что в дубликатах должны содержаться те же сведения и подписи, что и в подлинниках утраченных документов.

Представляется, что наилучшим выходом из сложившейся ситуации будет являться повторный сбор подписей всех сотрудников, в том числе уволенных. Если по каким-то причинам собрать все подписи не удастся (сотрудник отказывается повторно подписывать документ, у организации нет связи с уволенными сотрудниками), на взгляд автора, допустимо подписать дубликаты утраченных документов лицам, которые на данный момент являются ответственными за оформление подобных документов. На восстановленных документах нужно сделать надпись "Дубликат".

Поскольку нормативно-правовые акты о бухгалтерском учете и налоговое законодательство не устанавливают механизма восстановления утраченных документов и требований к дубликатам таких документов, автор полагает, что соответствующий порядок организация вправе разработать и утвердить самостоятельно.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector