Какие журналы нужно прошивать

Какие журналы нужно прошивать

Кадровый документооборот каждой организации, индивидуального предпринимателя, включает оформление журналов и книг. Часть из них имеют унифицированную форму (утвержденную законодателем), другие оформляются в произвольной форме.

Общее правило для оформления: журналы и книги должны быть распечатаны (можно применять готовую типографскую форму), пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью организации (индивидуального предпринимателя).

Рекомендации по оформлению журналов учета и регистрации:

Нумерация листов.

Все листы журналов нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго.
Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Прошивка документов

Пронумерованные листы прошиваются прочной ниткой в два, три прокола. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне
Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.
Концы нитки завязывают узлом и выводят на оборотную сторону последнего пронумерованного листа. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.

Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью.

Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?

Заверительная надпись подписывается после высыхания клея.
пример: В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 50 (пятьдесят) листов.
Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо.
Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Опись документов

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.
Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией — для каких целей предназначен комплект документов), перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.

  • После последней регистрационной записи (когда журнал закончился) работник, ответственный за делопроизводство, делает запись (без кавычек), например: В данном журнале зарегистрировано 128 документов с N 1 по N 129. Пропущен номер 33.
    Затем указывается должность, проставляются подпись должностного лица и ее расшифровка;
  • Все журналы регистрации в конце года сдаются в архив с другими документами, а с начала нового календарного года заводятся новые журналы.
  • Данные рекомендации имеют общий характер. Работодателю, при оформлении кадровой документации следует учитывать особые правила для оформления журналов и книг, ведение которых отнесено законодательством к обязательным.

    При оформлении журналов, книг можно руководствоваться:

    • Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело", "Основными Правилами работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

    Правила опечатывания документов

    Опечатывание документов: общая информация

    Крупные предприятия и банковские учреждения отличаются большими объемами документации, которая имеет определенный срок хранения. Для этого ее нужно архивировать и сдавать под отчет ответственному лицу.

    Процедура подготовки бумаг несложная, но занимает немало времени, поскольку требует соблюдения определенного регламента проведения. Всю документацию необходимо сложить, пронумеровать, прошить и опечатать.

    Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

    Подобная процедура – не прихоть начальства, а необходимая мера, в дальнейшем упрощающая поиск нужного документа.

    Регламент архивирования бумаг на предприятии согласовывается с областными архивными службами, так как некоторые документы могут быть переданы для дальнейшей обработки информации. Обычно это касается личных дел сотрудников.

    Прошивка и опечатывание документов, составляющих дело, происходит по общему протоколу, который предусматривает соблюдение следующих условий:

    • бумаги скрепляются по 5 проколов и оформляются в твердую картонную обложку;
    • подбор и переплетение каждого из листов не должны препятствовать свободному просмотру содержания в дальнейшем;
    • все металлические скрепки и булавки убираются;
    • прокол всех отверстий происходит вертикально на полях, с расстоянием между ними в 3 см.

    При наличии прошивочного станка все манипуляции следует выполнять с его помощью. В противном случае используются банковский шпагат или прошивные нитки. Также подойдут любые прочные капроновые или хлопчатобумажные нити, сложенные вдвое. Прошивка выполняется дважды.

    После этой процедуры необходимо:

    • выпустить концы нитей из отверстия, расположенного в центре на обратной странице последнего листа, и завязать их;
    • опечатать лист при помощи бумажной наклейки с надписью, наложить которую следует на узел и нитевые окончания;
    • после полного высыхания клея визировать наклейку подписью ответственного за опечатывание бумаг лица или непосредственно руководителя предприятия.

    Все наклейки для опечатывания документов должны содержать:

    Все надписи выполняются четким и разборчивым почерком.

    Оттиск печати нужно расположить таким образом, чтобы одна его половина находилась на листе, а вторая – на наклейке.

    Читайте также:  Нужно ли приватизировать квартиру купленную в ипотеку

    Для чего необходимо опломбирование документов?

    Подобная процедура проводится для сохранности бумаг, которые могут пригодиться в дальнейшем. Это личные дела сотрудников, документы, отражающие ход финансовых сделок и прочее. Прошивка и опечатывание документов гарантирует их сохранность, так как иногда происходят попытки внесения несанкционированных исправлений и прочего вмешательства в отчетность.

    Для защиты архивов применяются этикетки для опечатывания документов. Нередко они изготавливаются из обычной белой бумаги, разрезанной на части. Также предлагаются уже готовые промышленные наклейки, для использования которых не требуется клей. Кроме клейкой основы на них уже нанесен текст «Пронумеровано, прошито и скреплено».

    Правильная подготовка документации – процедура достаточно хлопотная и требующая внимательности. Иногда одного листа из заархивированных бумаг достаточно, чтобы изменить время выхода на пенсию или размер оклада. Грамотная прошивка поможет оперативно отыскать нужный документ и быстро ознакомиться с его содержанием.

    Если допустить оплошность при формировании архива, это может привести к пропаже бумаг, которые недоброжелатели используют в своих целях. Также существует риск подмены оригиналов на копии. При полноценном архивировании подобные неприятности практически полностью исключаются.

    Как прошить журналы для кадрового учета

    Заполнение общего журнала работ по РД

    О заполнении и ведении журнала по РД 11-05-2007

    Общий журнал работ (его еще называют журнал производства работ) является основным документом подтверждающим выполнение работ, отражает последовательность выполнения отдельных видов работ, в том числе сроки и условия выполнения работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте, а также сведения о строительном контроле и государственном строительном надзоре.
    Если объект поднадзорный то в соответствии с ч.5 ст.52 Градостроительного кодекса Российской Федерации, извещение о начале строительства, оформленное в соответствии с требованиями РД-11-04-2006 приложение №2, направляется застройщиком (техническим заказчиком) в орган государственного строительного надзора не позднее, чем за 7 рабочих дней до начала строительства (реконструкции) объекта капитального строительства.
    Общий журнал работ с заполненным титульным листом, прошитый и скрепленный печатью направляется на регистрацию вместе с извещением о начале строительства. Существует две формы журнала работ:
    1. Общий журнал работ по РД 11-05-2007, утвержденному приказом № 7 Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 12 января 2007 г;
    2. Общий журнал работ по типовой межотраслевой форме № КС-6, утвержденной постановлением № 71а Госкомстата России от 30 октября 1997. Форма по РД 11-05-2007 более широко применяется чем КС-6 поэтому описана в статье ниже.

    Выбираем журнал

    В п. 7 РД 11-05-2007 сказано, что журнал выпускается типографским способом в формате А4. То есть имеется ввиду что журнал должен быть куплен готовым в магазине. Это удобно для строительства крупных объектов и обязательно для объектов поднадзорных инспекции Государственного строительного надзора (ИГСН) или Федеральной службе по экологическому , технологическому и атомному надзору (Ростехнадзор). Если же сам объект небольшой (маленький срок строительства) и регистрация в ИГСН и Ростехназоре не требуется — то по согласованию с Заказчиком журнал можно распечатать на принтере.
    В продаже я встречал типографские журналы А4 толщиной примерно 6мм с обложкой из картона и толщиной около 14мм с переплётом и твердыми корочками как у хорошей книги. В начале журнала указано "Приложение №1 к РД-11-05-2007".

    Заполняем титульный лист

    Пишем правильно название объекта — с разрешения на строительство, или реконструкцию. Если их нет (например при кап. ремонте) пишем название объекта с договора подряда.
    Далее собираем копии приказов о назначении ответственных лиц Застройщика, Заказчика, Генподрядчика, Субподрядчика. Просим каждого из их расписаться в графе "подпись". Параллельно собираем реквизиты всех этих организаций (можно как раз у ответственных лиц спросить).
    Типографский у Вас журнал или самодельный его нужно прошить, пронумеровать листы и скрепить печатью Заказчика.
    Количество страниц указывается также и в титульном листе.

    Как прошить журнал в 2018 году

    Ставится подпись и печать организации — Заказчика. В моей практике в титульном листе расписывался либо руководитель организации либо его зам. по строительству (по доверенности), а в конце журнала на "прошито, пронумеровано и скреплено печатью" инженер назначенный приказом как представитель Заказчика.
    Когда прошиваете журнал — делайте нитку свободно, не в натяжку. Прежде чем завязывать узел откройте его посередине. Нитка не должна мешать открываться.
    Теперь журнал готов к регистрации.

    Некоторые нюансы при ведении журнала

    1. Нужно всегда знать где, у кого он находится. Увольняющиеся по разным причинам прорабы, мастера, ПТО и д.р. ИТР любят прихватить его с собой. Восстановить его будет сложно. Если видите что на стройке затишье, народ жалуется на задержки зарплаты — вывозите журнал. По возможности всю исполнительную документацию вывозите.
    2. Иногда при строительстве пишут в черновике журнала (не зарегистрированном), а в зарегистрированные журналы пишут в конце строительства (или перед проверками надзорных органов). Вообще то это не правильно, но некоторые организации требуют полное отсутствие исправлений в журнале, бывает при ведении 3-го раздела требуют указывать объемы и количество работ как в смете. При длительном строительстве сложно отследить все виды работ чтобы потом сумма объемов совпала со сметной. Иногда при большом количестве субподрядных организаций выясняется, что например электромонтажная организация, работая целый месяц, всё выполнила — о чем в журнале не сказано ни слова. Если всё же ведёте зарегистрированный оставляйте пустую строчку после каждого дня в 3-м разделе (если кому то не понравится пустая строка напишите в ней "уборка мусора" или "погрузочно-разгрузочные работы").
    3. Пишите все неучтенные сметной документацией работы которые приходится выполнять. Если договором на СМР предусмотрена оплата дополнительных работ возможно эти записи пригодятся.
    4. Согласно п.4 ст.52 Градостроительного Кодекса РФ застройщик (или заказчик) должен обеспечить консервацию объекта капитального строительства при необходимости прекратить работы или их временно приостановить на срок более чем на шесть месяцев.
    Последняя дата производства работ в 3-ем разделе сделанная более 6 месяцев назад может послужить "звоночком" инспекции ГСН для принятия к Заказчику мер.

    Читайте также:  Автомойка в подземном паркинге

    Cкачать общий журнал работ в Excel

    Скачать общий журнал работ по РД-11-05-2007 в Excel

    Образец заполнения общего журнала работ

    Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

    Есть ли разница в том, как нумеровать страницы или листы при прошивке журналов регистрации? В каком документе прописаны данные правила? Нумерование страниц, по идее, следует делать после прошивки, как и проставление общего количества пронумерованных листов.

    Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если Вы шнуруете один документ с несколькими листами, то лучше сразу напечатать с нумерацией страниц.

    Как нумеровать листы при прошивке журнала регистрации

    Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия.

    Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Если сшиваются несколько документов в один пакет, то нумеровать нужно вручную. При этом необходимо обеспечить, чтобы внутренняя нумерация в документах отсутствовала или не вносила путаницы.

    Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается.

    Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию. Также указывается количество листов и дата нумерации.

    Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?

    Количество листов в подшивке. К сожалению, чаще всего такой способ систематизации бумаг доступен только в типографиях. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

    Дата составления подшивки. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.

    Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.

    Фамилия, должность и подпись составителя подшивки. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

    Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

    Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве

    Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов.

    Как прошить книгу учета трудовых книжек: правила и нюансы

    Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник.

    Ужас какой! Кто же ее учил сшивать так документы многостраничные?! Да еще и выложила этот дебилизм в инет! Нормативку почитайте, все подробно написано!

    Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы. Книги учета и журналы, если они уже сброшюрованы и прошиты / скреплены промышленным способом (типографским), разрешается прошивать на 2 прокола. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой.

    Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты. Как правильно сшивать документы? Часто приклеивают клочок бумаги с надписью названия организации или ее штампом. В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 50 (пятьдесят) листов.

    Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. В целом же все перечисленные меры являются хорошей защитой ценных бумаг и подтверждают, что все подшитые документы подлинные. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

    Прошивка журналов, официальных документов и любых деловых бумаг – это ответственное дело, которое не терпит дилетантства и требует особенной аккуратности. Совершить ошибку здесь недопустимо, поскольку она может повлечь за собой серьезные проблемы: повышается риск расформирования документа и подмены страниц. Поэтому очень важно знать, как правильно прошить журнал или любой другой документ, чтобы ни у проверяющих органов, ни у партнеров не возникло никаких вопросов.

    Какие журналы и документы нужно прошивать?

    Прошивка журналов и документации осуществляется для того, чтобы исключить потери или подмену важных документов. Эта проблема особенно остро стоит в компаниях с большим объемом документации, где запутаться в бумагах проще простого.

    Обязательной прошивке подлежат документы, которые в последствии архивируются, отдаются на проверку или являются особенно ценными для владельца:

    • Для архива
    • Журналы отдела кадров
    • Документация бухгалтерии
    • Документы для органов аудита
    Читайте также:  Где пройти медкомиссию в военкомат

    Документы, предназначенные для проверки в налоговой службе, не сшиваются, поскольку работники налоговой их постоянно сканируют и перегруппировывают.

    Есть ли правила сшивания журналов?

    Строгого регламента по прошивке документов нет, однако действуют рекомендации, которые были официально утверждены Росархивом. Кроме этого, на территории России действует инструкция по документированию от Центрального банка РФ, а также ГОСТ по делопроизводству и архивному делу.

    Жёстких стандартов не существует, поэтому разобраться в том, как правильно прошить журнал очень сложно, ведь каждый проверяющий орган требует соблюдать свои рекомендации и правила.

    Готовим документы и журналы к прошиванию

    1. Оформляем обложку. Она может быть стандартных размеров (для листов А4 чаще всего), нестандартных из-за формата документации, а также для долгого хранения. Последние обложки производятся из плотного износоустойчивого материала.
    2. Составляем комплект листов для журнала. Их не должно быть больше 250, а папка не должна превышать 4 см в толщину. Обязательно добавляем пустой листок.
    3. Нумеруем страницы. Все номера проставляются карандашом в правом углу страницы, вверху. Цифры не должны попадать на текст. Нумерация начинается со второго листа и цифры «2».
    4. Делаем опись. В ней указывается: организация и название самого документа, дата сшивания и срок хранения журнала, число страниц и документов.

    Выбираем способ прошивания журнала

    Прошивать документацию можно несколькими способами – выбор зависит от установленных норм на предприятии и тех приспособлений, которые есть в наличии.

    • Игла и нитки – это классический вариант, самый доступный и простой. Он подходит для сшивания небольшого количества документов. Необходимо сделать три прокола иглой на расстоянии 3 см друг от друга и таким образом прошить несколько раз все листы. Затем концы нитки завязываются на узел и заклеиваются заверительным листком 4х6 см. После ставится подпись и печать таким образом, чтобы часть была на документе, а часть на наклейке.
    • Шуруповерт и плотная веревка. Этот вариант больше подойдет для толстых журналов и большого объема бумаг. С помощью шуруповерта сверлятся отверстия, в которые продевается веревка и прошивает все листы. После завязывания концов наклеивается заверительный листок, как в примере, описанном выше.
    • Дырокол. Этот способ более удобный, однако он редко подходит для сшивания журналов, так как запрещается многими контролирующими органами.
    • Переплетный станок. Способ архивного переплета или брошюровки доступен только в профессиональных типографиях. Он гарантирует качественную и долговечную прошивку журналов любого объема.

    Ознакомиться с ценами на распечатку журналов на глянцевой и матовой бумаге вы можете здесь.

    Профессиональный блог Евгении Кожановой

    По моим наблюдениям, работники отделов кадров часто бросаются в крайности, когда речь заходит о прошивке журналов регистрации. То мы прошиваем и пломбируем бумажками все подряд, то не пломбируем ничего вообще. В этой статье поставим все точки над Ё, а заодно разберемся, как осуществляется прошивка журнала учета по личному составу.

    Когда прошивка журнала необходима

    В кадровом делопроизводстве действительно нужно и необходимо прошивать всего два журнала. Это:

    • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
    • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

    Формы обеих утверждены Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69).

    Три вида журналов по кадрам

    Вообще, все кадровые журналы и книги учета можно разделить на три группы.

    1. Те, что нужно обязательно вести в бумажном виде и оформлять по строгим правилам. Таких книг всего две, о них я написала только что чуть выше.
    2. Те, в которых работники или кадровики расписываются за что-то. Например, работник при приеме ставит подпись о своем ознакомлении с локальными нормативными актами компании. Такие журналы ведутся в бумажном виде, но ни прошивать, ни пломбировать их не надо.
    3. Электронные журналы. Это простые учетные формы, в которых никто не расписывается. Таких большинство. Это полноценные, но полностью электронные документы, и даже после закрытия распечатывать их не надо. Хранятся они тоже как электронные документы.

    Как осуществляется прошивка

    Вернемся к нашим двум книгам. О том, что с ними нужно делать, написано в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения или работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Эти книги надо:

    • пронумеровать;
    • прошнуровать;
    • заверить подписью руководителя организации;
    • скрепить сургучной печатью или опломбировать.

    Важно! Делать это все надо в момент заведения книг: принесли из магазина, и сразу приступили ко всем этим действиям. Только потом графы книги можно заполнять.

    Нумерация – дело простое. Нумеровать можно или листы, или страницы. Главное, быть последовательным в этом.

    Шнуровка тоже особенной сложности не представляет. Книга прокалывается (лучше 4 прокола), в проколы проводится нить, кончики нити выводятся с оборотной стороны под обложкой и завязываются.

    Про заверительную надпись, обратите внимание, в правилах нет ни слова. Но логично, что руководитель распишется не просто так, а за что-то:

    Пронумеровано и прошито сто страниц.

    Генеральный директор Петров П.П. Петров

    Эту заверительную надпись можно сделать на бумажке и приклеить ее на нить, как показано в этой статье. Это самый распространенный способ, но это не пломба! С такой бумажкой прошивка журнала может не пройти проверку. Эти пломбы были допустимы очень давно, а сейчас действует ГОСТ «31282-2004 «Устройства пломбировочные. Классификация», который такую форму опломбировки вообще не рассматривает. Для журналов и книг учета существуют пленочные пломбы. Они не дорогие.

    Так что вариантов опломбировки книг учета всего два: или сургуч, или пленочная пломба.

    И, повторюсь, все остальные журналы и книги учета в кадрах прошивать не надо.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock detector