Сотрудник арендовал автомобиль в командировке

Сотрудник арендовал автомобиль в командировке

Для ответа на вопрос обратимся к положениям Трудового кодекса. Согласно ст. 167 ТК РФ работнику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Работодатель обязан компенсировать ему затраты по проезду, найму жилого помещения, суточные и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

При оплате расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые затраты на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Исходя из вышеперечисленных положений законодательства, Минфин России в письме от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742 пришел к выводу, что суммы оплаты организацией аренды автомобиля для проезда работников при нахождении их в командировке относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей. Соответственно, компенсация затрат на аренду автомобиля в командировке не облагается НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. При этом в организации должны иметься оправдательные документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля для служебных целей. Такими документами могут являться договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду.

Отметим, что ранее специалисты финансового ведомства считали иначе. Они указывали, что расходы, связанные с оплатой арендуемого автомобиля для проезда в местах нахождения командируемого работника, не включены в перечень командировочных расходов, содержащийся в п. 3 ст. 217 НК РФ. Поэтому сумма стоимости аренды автомобиля, возмещаемая организацией командируемому работнику на основании приказа по организации, признается доходом в целях налогообложения по НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2005 № 03-03-04/2/42).

Суды поддерживают позицию Минфина России, изложенную в письме от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742. Так, в постановлении от 22.09.2010 по делу № А32-49229/2009 ФАС Северо-Кавказского округа пришел к выводу, что поскольку затраты на аренду автомобиля в командировке были документально подтверждены и правомерно учтены компанией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, требования налоговиков о доначислении НДФЛ в связи с получением работниками дохода в натуральной форме в виде аренды для них автомобиля являются ошибочными. Определением ВАС РФ от 17.02.2011 № ВАС-330/11 отказано в передаче дела на пересмотр в Президиум ВАС РФ.

Если же документов, подтверждающих обоснованность использования автомобиля в командировке, нет, компенсация расходов на его аренду под действие п. 3 ст. 217 НК РФ не подпадает и подлежит обложению НДФЛ (постановление ФАС Московского округа от 13.12.2013 № Ф05-15227/2013).

В рассматриваемой ситуации документы, подтверждающие расходы на аренду автомобиля, работником представлены. Также имеются документы о необходимости несения расходов на аренду в целях выполнения служебного задания и согласие работодателя с этими расходами (служебная записка и авансовый отчет, подписанный руководителем организации). Следовательно, возмещение данных расходов командированному работнику является компенсационной выплатой и не облагается НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.

Теперь разберемся с расходами на оплату бензина. Поскольку документы, подтверждающие факт несения этих расходов, отсутствуют, у компании нет оснований для отражения таких затрат в учете. При этом работодатель не обязан возмещать работнику документально не подтвержденные расходы (п. 24 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В то же время компания вправе компенсировать работнику за счет собственных средств его расходы и при отсутствии оправдательных документов. Но в этом случае выплаченные суммы, исходя из вышеуказанных разъяснений Минфина России и судебной практики, будут считаться доходом работника и облагаться НДФЛ.

При направлении работников в командировки работодатель возмещает им расходы по проезду, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения работодателя (ст. 168 ТК РФ). Как видите, компания имеет полное право компенсировать работнику стоимость краткосрочной аренды автомобиля в командировке.

Читайте также:  Продолжительность рабочего времени при сменном графике работы

Такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль при наличии их документального подтверждения. При этом НДФЛ с суммы возмещения удерживать не надо. Расскажем подробнее.

Налог на прибыль

Перечень командировочных расходов, принимаемых к учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль, установлен в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и является открытым. Как и любые другие расходы, признаваемые при исчислении налога на прибыль, затраты на командировки должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Налоговый кодекс не определяет виды первичных документов, подтверждающих понесенные налогоплательщиком расходы, а также порядок их оформления, но требует их соответствия законодательству РФ.

Согласно п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением документов, подтверждающих расходы, связанные с командировкой. Таким образом, документальным подтверждением командировочных расходов в целях налога на прибыль в виде услуг каршеринга может являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы, наличие заключенного договора аренды транспортного средства, а также документов, подтверждающих факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке.

Отметим, что налоговики не возражают против учета в расходах по налогу на прибыль затрат командированного сотрудника на услуги каршеринга при наличии соответствующего документального подтверждения (письмо УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@). Давайте посмотрим, какими документами можно подтвердить осуществленные расходы (оплату) и факт использования арендованного автомобиля для служебных нужд в период нахождения в командировке.

При оказании услуг каршеринга взаимодействие с клиентом осуществляется посредством мобильного приложения. За оказанные услуги средства автоматически списываются с банковской карты, привязанной к личному кабинету мобильного приложения. При этом в соответствии с требованиями п. 5 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» клиенту на электронный адрес направляется кассовый чек.

На наш взгляд, распечатка этого чека и будет являться документом, подтверждающим понесенные расходы. Косвенно это подтверждается письмами Минфина России от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, в которых финансисты признали возможным подтверждение расходов командированного работника на такси кассовым чеком, выданным водителем по окончании поездки.

Что касается подтверждения факта использования арендованного автомобиля для служебных нужд в период нахождения в командировке, таким документом, по нашему мнению, может быть отчет командированного сотрудника, в котором им указаны маршруты поездок на арендованном автомобиле. Ведь согласно п. 1 ст. 252 НК РФ затраты можно обосновать документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Пунктом 3 ст. 217 НК РФ предусмотрено, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). При этом в случае оплаты работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

В письме от 28.01.2019 № 13-11/011687@ специалисты УФНС России по г. Москве указали, что Трудовой кодекс и ст. 217 НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно. В связи с этим суммы оплаты организацией аренды автомобиля для проезда работников при нахождении их в командировке до места назначения и обратно, для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей, и согласно п. 3 ст. 217 НК РФ освобождаются от обложения НДФЛ. При этом в организации должны иметься соответствующие документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля в этих целях, а также документы, подтверждающие оплату аренды автомобиля. В иных случаях данные расходы подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.

Читайте также:  Имущественные споры при расторжении брака

Отметим, что Минфин России придерживается аналогичной позиции в отношении обложения НДФЛ сумм возмещения работнику его расходов на оплату такси в командировке (письма от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180).

Для проезда в командировку может использоваться машина организации или сотрудника, которому выплачивается арендная плата или компенсация за использование личного имущества в интересах работодателя. Какие документы необходимы для оформления командировки? Какими налогами и взносами облагаются выплаты?

Документальное оформление командировки на автомобиле

В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.

Необходимые документы

Проезд на автомобиле

cотрудника работодателя аренда компенсация за использование Договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 и 643 ГК РФ) • — — Акт приемки-передачи имущества в аренду (письмо Минфина России от 15.06.2015 № 03-07-11/34410) • — — Документ, подтверждающий право собственности работника на автомобиль, например копия ПТС (ст. 608 ГК РФ; письмо Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421) •* — — Дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельное соглашение об использовании автомобиля работника в интересах работодателя с установлением размера компенсации за использование такого имущества (ст. 188 ТК РФ) — • — Приказ о направлении работника в командировку на арендованном, личном или принадлежащем работодателю автотранспорте (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 — далее Положение) • • • Служебная записка и/или иной документ, который подтверждает фактический срок пребывания в командировке, например командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны (организации или должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования (п. 7 Положения) • • • Авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы на проезд в ходе командировки: чеками на ГСМ и т.п. (п. 26 Положения) • • • Путевой лист, содержащий информацию о маршруте следования в ходе командировки и о количестве израсходованных ГСМ (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14) • • •

Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.

Бухгалтерия, зарплата и отчетность в дружелюбном сервисе.

Налогообложение расходов при направлении
сотрудника в командировку на машине

Налог на прибыль

Можно в полном размере учесть в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией, следующие (пп. 11–12 п. 1 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

  • арендную плату за автомобиль работника;
  • расходы на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном у сотрудника автомобиле;
  • компенсацию за само использование (износ) автомобиля работника, использованного в ходе командировки.

Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008).

Читайте также:  Что дают за 3 ребенка в кузбассе

Арендная плата за автомобиль работника облагается НДФЛ при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600). Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).

Страховые взносы

Страховыми взносами в полном объеме не облагается (п. 3 ст. 7, п. 2, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; п. 1–2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ):

  • арендная плата за автомобиль работника;
  • компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно;
  • компенсация за само использование (износ) автомобиля работника.

При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п. 2 письма ПФ РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).

Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (письмо Минтруда России от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Иную позицию можно отстоять в суде, так как имеется судебное решение в пользу плательщиков страховых взносов (Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).

Наглядно налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине представлено в таблице.

Тип расходов

Налог на прибыль

Страховые взносы

Арендная плата за автомобиль работника по договору аренды без экипажа Полностью учитывается в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией Облагается (при выплате у налогового агента) Не облагается Компенсация документально подтвержденных расходов на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном автомобиле Не облагается Компенсация за само использование (износ) автомобиля работника в ходе командировки, а также компенсация документально подтвержденных расходов на проезд* (ГСМ и т.п.) в командировку на автомобиле работника по дополнительному или отдельному соглашению к трудовому договору и выплате соответствующей компенсации за использование такого имущества Учитывается в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 Не облагается**

Примечания. *По мнению налоговиков, эти затраты уже включены в размер компенсации за использование транспортного средства (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 и ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). **Если работник не сможет документально подтвердить право собственности на автомобиль, проверяющие могут начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228 и Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Однако судебная практика развивается в пользу плательщиков налогов и взносов (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013; Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).

Илья Антоненко,
аттестованный аудитор

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector