Списание гсм по арендованному автомобилю

Списание гсм по арендованному автомобилю

Базовых условий 3: эти расходы должны быть экономически оправданны, подтверждены документами и совершены ради доходной деятельности.

Типичный случай: взяли в аренду автотранспорт, для работы каждый день расходуется топливо и масло — а они денег стоят, надо вести учет. В типовом договоре аренды все расходы, связанные с эксплуатацией транспорта, берет на себя арендатор — в т.ч. и покупку ГСМ. Если же по договору эти расходы несет арендодатель, то у временного пользователя они вообще не отражаются в бухучете — проводится только плата за аренду (а по необходимости — и ремонт).

Бухгалтерские проводки

Предположим, что за отчетный период (обычно ГСМ учитывается помесячно) топливо для машины покупалось исключительно за наличные, выданные водителю. Проводятся эти расходы так:

• Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
• Кредит счета 50 «Касса» — деньги выданы водителю.
• Дебет счета 10-3-3 «Топливо в баках».
• Кредит счета 71 — топливо оприходовано.
• Дебет счета 20 «Основное производство».
• Кредит счета 10-3-3 -деньги зачислены.

Разумеется, фигурирует во всех проводках сумма, потраченная за этот период.

Когда топливо приобретается за наличные, большая ответственность возлагается на водителя — он как подотчетное лицо обязан представлять в бухгалтерию авансовый отчет и прилагать к нему чеки, причем в установленный срок. Это значит, что водитель должен при каждой заправке брать чек в кассе АЗС, хранить их все и вовремя писать отчеты для бухгалтерии.

Также ГСМ для арендованного транспорта списываются по путевым листам, в соответствии с действующим Законом о бухучете. Ведь учет ведется на основании первичных документов и все хозяйственные операции должны ими оформляться.

И еще можно списывать ГСМ по действующим на конкретном предприятии нормам расхода (они устанавливаются приказом руководства). Важный момент: для организации, арендующей транспорт, списание топлива по своим нормам допустимо лишь при условии, что по договору аренды эти расходы несет именно арендатор.

Другой нередкий случай: организации своего парка транспорта для повседневной деятельности хватает, но для отдельных нужд приходится нанимать технику, для разовых перевозок. И не всегда это оформляется договором — просто нанимается машина, заправляется топливом (либо предоставляются деньги, карточка для его покупки на АЗС), а после доставки путевой лист остается у хозяина транспорта. Так вот: без договора аренды не окажется документальных оснований для оформления расходов — оплаты за топливо и наем машины, по ст.252 НК РФ. Если сделка не была заключена в письменной форме, а понесенные расходы потом были включены в себестоимость продукции — ждите претензий от налоговиков.

Предприятию не всегда выгодно содержать свой автопарк. Его наличие вызывает необходимость решать большое количество вопросов, связанных с документальным оформлением, а также с материальными затратами. По этой причине аренда автомобилей – оптимальное решение транспортной проблемы фирмы. Но и здесь свои сложности. Важное значение имеет статус собственника автотранспорта – компания, ИП или физическое лицо. Ну и, конечно, вопрос, как происходит списание ГСМ на арендованный автомобиль, тоже требует определённых знаний.

Что такое аренда автотранспорта

Вопрос аренды авто регулируется ст. 606 Гражданского кодекса РФ. В частности, в ней говорится, что арендодатель за плату обязуется предоставить арендатору во временное пользование своё имущество. То, что таковым может быть транспортное средство (ТС), указано в п.1 ст. 607 ГК РФ. При этом доходы, полученные нанимателем от аренды автомобиля являются его собственностью.

В ст.608 ГК РФ оговаривается, что право сдавать машину внаём имеет её официальный владелец либо уполномоченное им лицо. Из ст. 609 ГК РФ следует, что при аренде ТС предприятием договор необходимо заключать в письменной форме. При этом конкретный срок действия арендного соглашения может не указываться. Тогда каждый участник сделки имеет право разорвать договор. Для этого необходимо за 1 месяц уведомить о своём намерении другую сторону.

Читайте также:  Основания возникновения трудовых прав работников трудовой договор

У кого может арендовать автомобиль юрлицо

Брать в аренду ТС юридическое лицо может у предприятий с различной формой собственности и у физлиц. В первом случае взаиморасчёты производятся в рамках заключённого между фирмами договора аренды автотранспорта. Соответственно, вопросы, как учитываются затраты на аренду ТС при расчёте фискальных сборов, а также то, как списываются ГСМ, в бухгалтериях предприятий обычно не возникают.

Что же касается аренды машин у физических лиц, то здесь имеются 2 варианта, позволяющие определить сторону, ответственную за оплату установленных сборов, и, следовательно, вид и размер ставок налогообложения. Рассмотрим их кратко:

    Заключён договор аренды ТС между физлицом, не имеющим статуса ИП, и предприятием. Тогда в качестве налогового агента выступает учреждение, взявшее внаём машину у физического лица.

Учет расхода ГСМ арендованным автотранспортом

Горюче-смазочные материалы включают:

  • сжатый природный газ, сжиженный нефтяной газ, дизельное топливо, бензин;
  • смазочные материалы – трансмиссионные, моторные, специальные масла, а также пластичные смазки;
  • жидкости специального предназначения – охлаждающие и тормозные.

Статья 636 ГК РФ возлагает обязанность по оплате ГСМ на арендатора.

При этом учет расхода бензина арендованного автомобиля осуществляется так:

  1. Подотчётное лицо (обычно это водитель) предоставляет в бухгалтерию в установленные сроки авансовый отчёт.
  2. К этому документу должны быть приложены чеки контрольно-кассовых аппаратов АЗС на приобретённое за наличные денежные средства высокооктановое или дизельное топливо.

В отечественном законодательстве можно найти ещё один ответ на вопрос, как учитывать ГСМ, – на основании путевых листов. Впрочем, существует другой, не противоречащий закону вариант. Речь о нём пойдёт ниже.

Пройдите социологический опрос!

Порядок списания ГСМ на арендованную машину

Типовой договор аренды предусматривает, что все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, принимает на себя арендатор, в том числе покупку ГСМ. В частности, списание дизтоплива за месяц при его приобретении водителем за наличные проводится бухгалтерией следующим образом:

  • дебет 71 счёта «Расчёты с подотчётными лицами»;
  • кредит 50 счёта «Касса» – водитель получил деньги;
  • дебет счёта № 10-3-3 «Топливо находится в баках»;
  • кредит 71 счёта «Топливо оприходовано»;
  • дебет 20 счёта «Основное производство»;
  • кредит счёта № 10-3-3 «Деньги зачислены».

Вопрос, как списывать бензин, решается в том же порядке.

Нередко бывает, что для повседневной деятельности компании своего парка автотранспорта хватает, но приходится нанимать автотехнику для отдельных нужд. Договором это оформляется не всегда, просто арендуется ТС, заправляется топливом (или выдаются наличные на его покупку), а после того, как задача будет выполнена, у хозяина автотранспорта остаётся путевой лист. Вместе с тем по ст.252 НК РФ требуется, чтобы отчет об аренде автотранспорта содержал данные о расходах на горючее и затратах по найму автомобиля. Кроме того, следует знать, что даже разовая сделка должна заключаться в письменной форме. В противном случае, если в себестоимость продукции будут включены понесённые расходы, налоговики выскажут претензии.

Нормативы расходования автомобильного топлива

Нормативные данные позволяют:

  • списывать дизельное или высокооктановое топливо со счетов учреждений в соответствии с законодательством;
  • вести учёт затрат на горючее;
  • контролировать перерасход топлива.

В отношении компании, не предоставляющей автотранспортные услуги, но использующей арендованное или состоящее на балансе ТС, ограничительные нормативы в этом плане не предусмотрены.

Для плательщиков налога на прибыль действует правило: списывать затраты на ГСМ допускается, исходя из их фактического расхода.

Однако тот, кто платит за бензин свои, а не бюджетные средства, в конце концов приходит к выводу, что такие нормативы нужны прежде всего для компании. Тогда руководитель будет знать объём реальных затрат топлива на деловые поездки. Да и экономически обосновать расходы на топливо при проверке будет проще с помощью нормативов. Для конкретики рассмотрим вопрос, как установить эти показатели для легковых автомобилей. Процедура расчета ограничительных нормативов включает следующие этапы:

  1. Определение базовой нормы. Делается это такими способами:
    • по нормативам Минтранса. Это метод используется чаще всего;
    • учитывается расход топлива, указанный заводом-изготовителем в техдокументации на ТС;
    • самостоятельное проведение контрольных замеров.
    • Установка коэффициентов/надбавок. К наиболее востребованным относятся такие коэффициенты:
      • “Городской”. Например, если в населённом пункте проживает более 5 млн человек, применяется коэффициент, достигающий 35%;
      • “Возрастной”. На автомобиль с пробегом более 100 тыс. км или старше 5 лет разрешается применять коэффициент, равный 5%;
      • “Зимний”. Устанавливается в зависимости от климатических особенностей региона и колеблется в пределах 5–20%.
      • Подсчёт итоговой (рабочей) нормы. Для этого используется такая формула:
      Читайте также:  Межевание придомовой территории многоквартирного дома в москве

      РН – искомый параметр – рабочая норма;

      БН – базовая норма;

      СКН – сумма коэффициентов/надбавок (в долях).

      Необходимо знать, что при определении базовой нормы путем самостоятельных замерхов применять повышающий коэффициент “Возрастной” нецелесообразно. Это же касается и показателя «Зимний», если замеры проводились в холодную пору года.

      Можно ли списать ГСМ на арендованное авто без путевого листа

      Списывается ли ГСМ на арендованную машину? Да, в том числе при аренде автомобиля без экипажа. Но только при наличии приказа руководителя предприятия об утверждении норм расхода топлива (см. предыдущий раздел статьи). Осуществляется списание обычно ежемесячно ответственным лицом – например, материальным бухгалтером.

      Как компенсируются расходы на топливо, связанные с использованием личного автомобиля сотрудника

      В ст. 188 Трудового кодекса сказано, что работнику использовавшему «личное имущество с согласия работодателя и в его же интересах, выплачивается компенсация за материалы, связанные с эксплуатацией этого имущества. Размер подлежащих возмещению расходов определяется трудовым договором, выраженным в письменной форме». Таким образом, возможна компенсация бензина сотрудникам без аренды транспортного средства – если условия для выплаты возмещения детализированы в трудовом соглашении.

      Как рассчитывается списание ГСМ на арендованный автомобиль

      Приведём пример со следующими условиями:

      • автомобиль ГАЗ-24-10;
      • норма потребления топлива -13 л/100 км;
      • регион эксплуатации находится на высоте 300-800 метров. Поправочный коэффициент – 5%;
      • пробег – 287 км.

      Сначала вычисляем рабочую норму:

      РН = 13× (1+.0,05) = 13,65л/100 км

      Затем умножаем РН на пробег (ПР). В итоге получаем:

      С = РН×ПР= 13,65×287 /100= 39,7 л

      То есть на таких условиях списанию (буква С в формуле) подлежит 39,7 литров бензина.

      Заключение

      В настоящее время часто применяется практика учёта ГСМ на арендованное ТС по путевым листам. Обойтись без них при списании можно, если на предприятии действует приказ о нормах расхода топлива. Брать за основу допускается как базовые значения этого показателя для конкретной марки ТС, установленные Минтрансом, так и данные, рассчитанные специалистами организации по общепринятой методике. Работнику фирмы, который при выполнении своих должностных обязанностей использует личный автотранспорт, затраты на горюче-смазочные материалы компенсируются при условии, что это требование зафиксировано в трудовом соглашении.

      Учет путевых листов и ГСМ: Видео

      Специалист в кредитовании физических лиц и представителей малого и среднего бизнеса. Опыт работы в банковской сфере — более 15 лет.

      И.Агуцкова, зам. гл. бухгалтера ТОО «Геофизическая компания «Каспий»

      КАК СПИСЫВАТЬ ГСМ ПО АРЕНДОВАННОЙ АВТОМАШИНЕ?

      Как правильно оформить документально: работники предприятия (руководитель, начальник отдела) берут автомобиль ТОО заправляют его за свой счет, надо ли учитывать километраж, надо ли выдавать путевой лист? ТОО арендует машину у другого ТОО (АО), в штате есть водитель который ездит на этой машине, но очень часто водитель уезжает в командировку, поэтому берут руководители, чеки теряют.

      Читайте также:  Грубые нарушения пдд перечень

      Комментарии. Так как Вы являетесь арендатором транспортного средства, то в бухгалтерском учете предусмотрены следующие проводки:

      Списаны ГСМ, моторные масла, запасные части, и т.д.

      Акцептован счет-фактура арендодателя на оплату арендного платежа по арендованному автотранспорту. Отнесены на расходы услуги (например по ремонту арендованного авто)

      Оплата согласно выставленным счетам-фактурам

      Арендованной машиной кроме водителя пользуются и руководители Вашего предприятия. Затраты по автотранспорту возмещаются согласно предоставленным документам. Если документы утеряны, то в Учетной политике Вашего предприятия должно быть прописано оформление таких затрат. Например:

      1. Приказом по предприятию, провести их как возмещение затрат через заработную плату, при этом необходимо удержать все налоги и отчисления, так как это будет доходом сотрудника (руководителя). Приходовать и списывать такие затраты как обычные Вы не можете, так как нет первичного документ.

      2. Списать затраты как не идущие на вычеты, за счет чистой прибыли.

      Нормы списания ГСМ. Количество бензина и дизтоплива, подлежащих списанию с подотчета водителей, определяется Компанией на основании линейных норм расхода автомобильного топлива, утвержденных нормативным документом РК: Правилами по нормированию расхода топливо — смазочных и эксплуатационных материалов для автотранспортной и специальной техники, где определены базовые нормы расхода.

      Компания имеет право:

      — разработать нормы расхода ГСМ и закрепить их внутренним документом Компании для собственных видов автотранспорта на основе предложенных Правилами линейных норм с учетом поправочных коэффициентов, предусмотренных названными Правилами на климатические, дорожно-транспортные, географические и других эксплуатационные факторы. По тем видам автотранспорта, по которым не предусмотрены Правилами базовые нормы расхода топлива, нормы расхода устанавливаются Компанией на основании данных, указанных в паспорте автомобиля, или хронометражных замеров, произведенных и утвержденных самой Компанией.

      — обратиться к компетентной (специализированной) организации для разработки норм расхода ГСМ для различных видов автотранспорта Компании.

      Списание ГСМ с подотчета водителей производится по фактическому расходу, но не выше расхода ГСМ, исчисленного по нормам.

      Определение нормируемой величины расхода ГСМ производится на основании обработанных Путевых листов и учетных листков работы спецтехники (Определяются как внутренние документы Компании). Возможно в течение месяца ведение накопительной ведомости по расходу ГСМ по каждому автомобилю, с внесением данных о расходе ГСМ из путевых листов. Выбор внутреннего документа для итогового учета ГСМ каждая Компания оставляет за собой.

      Можно рассчитать часовой расход топлива и применить к нему количество отработанных машино-часов, можно сделать анализ путевых листов и рассчитать пробег по ним (то есть если известны пункты куда ездил водитель, а они должны быть прописаны в путевых листах, то можно с нормальной точностью рассчитать сколько машина проехала километров, так как расстояние от одной точки до ругой водителям всегда известно), для таких случаев Вы вправе разработать самостоятельно метод определения количественного списания топлива. Либо просто списывать по факту заправки автомобиля. Если у Вас будет сверхнормативное списание ГСМ на расходы, то его необходимо обосновать Рапортом (объяснительной), который предоставляется водителем, подписывается начальником цеха и направляется уполномоченному лицу для принятия решения.

      Основанием для списания бензина является путевой лист и документы, подтверждающие расходы на приобретение бензина подотчетными лицами. Чек ККМ АЗС без счет-фактуры также будет являться подтверждающим документом по расходам на бензин.

      У Вас должно быть:

      1. Путевой лист подтверждающий места поездок

      2. Акт о неисправности спидометра

      3. Документы по заправке автомобиля

      4. Акт по остаткам топлива в баке на начало и на конец

      Ссылка на основную публикацию
      Adblock detector