Срок хранения личных дел учащихся школы

Срок хранения личных дел учащихся школы

В образовательных учреждениях, как правило, нет специалистов по документоведению.

Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64

В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России " Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях".

Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.

Первый заместитель министра А.Ф.Киселев

1. Общие положения

1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения.

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

Организационные документы. (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание ; правила внутреннего трудового распорядка);

Распорядительные документы ( приказы , инструкции); информационно-справочные документы ( протоколы , планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы , договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту ( ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

ПРИКАЗ — правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ.

Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:

  • Достоверность и объективность описываемой ситуации;
  • Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
  • Краткость и лаконичность;
  • Нейтральность и наличный характер изложения;
  • Безэмоциональная оценка ситуации и фактов;
  • Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения;
  • Следование нормам официально-делового стиля речи.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа:

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

Приложение (1,2…)
к приказу от 11.02.2001 N 2

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:

Приложение
к приказу от 02.02.2001 N 12

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Приказ может быть подписан:

  • руководителем;
  • лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего;
  • заместителем (если устав ОУ разрешает заместителю директора издавать приказы).

Не разрешается подписывать приказы с предлогом «за», проставляя косую черту или другие знаки перед наименованием должности. Приказ без подписи не имеет юридической силы.

Подпись руководителя скрепляется гербовой печатью учреждения.

В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений внесенных в нее записей.

Вслед за подписью помещается: «С приказом ознакомлен: (ПОДПИСЬ Ф.И.О.)» подпись расшифровка подписи и дата ставятся работником собственноручно.

Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условно разбить на 4 блока:

  • организация УВП
  • Финансово-хозяйственная деятельность
  • Личный состав
  • учащиеся

В работе учреждения есть приказы, которые повторяются ежегодно в одно и тоже время, т.е. носят цикличный характер.

Циклограмма (примерная) приказов по образовательному учреждению по месяцам приведена в приложении.

Распоряжение

Распоряжения издаются заместителями директора по УВР в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым».

Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.

Протоколы оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок-форма сбора и наименование органа самоуправления .

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали").

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, после них ставится двоеточие.

Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.

Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже.

Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное".

Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "Слушали — выступили — постановили (решили)", а также протоколируются вопросы и ответы.

В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

Выписка из протокола

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело".

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности ОУ, относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы.

Письмо. Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов:

  • наименование общеобразовательного учреждения,
  • дату,
  • ссылку на индекс и дату входящего документа,
  • адресат,
  • резолюцию руководства,
  • заголовок к тексту,
  • текст,
  • отметку о наличии приложения,
  • подпись,
  • отметку об исполнителе,

ТЕЛЕФОНОГРАММА . Телефонограмма включает следующие реквизиты:

  • дата,
  • текст,
  • подпись,
  • фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.

Справка .

Справка- документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1. Справки составляются для описания или подтверждения фактов или событий в деятельности учреждения. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя учреждения для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки.

Текст такой справки состоит из двух частей:

В первой части излагаются факты , послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются .

В этом состоит отличие от докладной записки.

Читайте также:  Памятка застрахованному лицу омс

Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы.

Справки, составленные для руководителя учреждения, подписывает составитель.

Справки составляются по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения.

Датой справки является дата ее подписания.

2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, занимаемой должности, размер заработной платы и т.д. Для них применяются унифицированные трафаретные бланки.

Такого рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) или учреждений и регистрируются в журнале выдаваемых справок.

Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации или учреждения, куда она представляется.

В учреждениях образования применяются, в основном, три вида справок:

  • справка об обучении учащегося в данном классе, данного ОУ;
  • справка о подтверждении перевода из другого ОУ;
  • справка для сотрудников.

Справки подписывает руководитель учреждения.

Докладные и объяснительные записки.

Докладная записка может выполняться рукописным способом.

Это документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Текст докладной записки делится на две части: 1-Констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и 2- где излагается предложение, просьба.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О»,«Об».

Докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка.

Объяснительные записки – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения.

Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Личные дела ведутся на всех работников ОУ.

Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

  • Внутренняя опись документов дела ;
  • заявление о приеме на работу;
  • направление или представление;
  • анкета;
  • листок по учету кадров;
  • автобиография;
  • копия паспорта ;
  • документы об образовании;
  • аттестационный лист;
  • выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
  • дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).

В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяются директором ОУ.

При работе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение руководителя данного ОУ.

Личные дела имеют длительный срок хранения.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников образовательного учреждения, проработавших свыше 5дней.

Поступающие на работу обязаны предъявить директору трудовую книжку (для совместителя копию трудовой книжки), оформленную в установленном порядке.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Руководством для директора ОУ является Инструкция «О порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях» № 162 от 20июня 1974года.

В образовательном учреждении ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполняемых трудовых книжек:

* книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Учебно-педагогическая документация.

Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производится шариковой ручкой синего цвета или на пишущей машинке. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа,

Исправляется следующим образом; ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ.

Учебно-педагогическая документация школы состоит из:

  • алфавитной книги записи учащихся,
  • книга движения;
  • личное дело учащихся;
  • классные журналы;
  • журналы факультативных занятий;
  • журналы групп продленного дня;
  • книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании;
  • книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании;
  • книга учета выдачи золотых и серебряных медалей;
  • книги протоколов педагогического совета школы;
  • книги приказов;
  • книги учета личного состава педагогических работников;
  • журнал пропущенных и замещенных уроков.

При смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным директорами, а также руководителем РУО.

В делах школы должна находиться выписка из решения администрации района о закреплении за школой микрорайона с точным образованием его границ.

В делах школы хранятся также инспекторские акты, докладные записки или справки, книга замечаний и предложений инспектирующих лиц. Ниже приводятся основные требования к ведению наиболее важных документов общеобразовательной школы.

Алфавитная книга записи обучающихся.

Алфавитная книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все

учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела.

Выбытие учащихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия.

Если ранее выбывший из школы учащийся, уход, которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвращение» записывается в графе «Дата поступления в школу».

При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.

Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

Личное дело учащихся.

Личное дело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления и до ее окончания. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучающихся в 10-11-х классах аттестат об основном общем образовании находятся в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы.

Читайте также:  Можно ли выписать человека по доверенности

В личную карту учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма № 286 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров. Личное дело учащихся 1-4 классов ведутся учителями, 5-11 классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге; по окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе.

Классный журнал.

Классный журнал – государственный документ установленного образца.

Личное дело – обязательный документ, который должен быть оформлен на каждого школьника без исключений. Личное дело открывается в тот момент, когда вы приводите ребенка в первый класс, и заполняется вплоть до окончания школы.

Мы подготовили для вас небольшую памятку по ведению и хранению личного дела. Прочитав статью, вы узнаете, что должно быть в личном деле каждого школьника, сколько хранить личные дела, а также познакомитесь с основными требованиями, которые предъявляются к этому виду документа.

Помните, что если в процессе ведения личного дела возникают какие-то трудности, вы всегда можете обратиться за советом к заведующему учебной частью вашей школы.

Какие документы войдут в личное дело

Универсального образца, по которому ведутся личные дела, не существует. В законодательстве РФ можно найти список необходимых документов для приема в школу, но там не напишут, в каком порядке и в какую папку складывать документы в личном деле.

Структуру для себя определяет каждая школа самостоятельно, опираясь на то, что изложено в нормативных правовых актах в области образования. При этом руководство школы прописывает Положение локального масштаба. Именно в нем будет написано, как обращаться с личными делами учащихся.

Личное дело оформляется при приеме в школу. Сразу же заводится личная карточка – она первой идет в личное дело.

Первый раз в первый класс

Оформление и ведение личного дела – обязанность классного руководителя. Он заводит личное дело сразу после того, как ребенок был принят в школу.

На первом этапе в него пойдет все то, что требовалось для отправления чада в первый класс: оригинал заявления родителя или законного представителя, договор с родителями, согласие на обработку персональных данных, приказ о зачислении ребенка в учебное учреждение. В некоторых случаях не требуются оригиналы документов. Так, например, со свидетельства о рождении, свидетельства о регистрации ребенка и других документов, которые могут стать подтверждением родственных связей, потребуется снять копии.

Личный дела детей с ОВЗ должны содержать ряд специальных документов:

заключения специалистов узкого профиля и рекомендации ПМПК, письменное согласие родителей на обучение в рамках адаптированной программы, документы о соцстатусе, копия индивидуальной программы развития (при наличии), а также справки с места жительства и работы родителей.

В процессе обучения личное дело каждого ученика пополняется:

  • справками о состоянии здоровья ребенка;
  • четвертными и годовыми оценками;
  • договорами на дополнительные образовательные услуги (если такие имеются).

Сведения о наградах и подтверждающие их документы, а также данные о дисциплинарных взысканиях тоже идут в личное дело учащегося. Все изменения в персональных данных (например, смена фамилии) должны быть отражены в карточке. В конце года классный руководитель ставит в личную карту учащегося отметку о переводе или оставлении на второй год и отмечает пропуски занятий.

Если с поступлением все понятно, то как быть с теми, кто перевелся из другого образовательного учреждения?

Перевод из другой школы

Начинать все по новой не придется. Если ребенка перевели из другой школы, вы получите его личное дело, которое велось на прошлом месте. Проверьте, на месте ли все необходимые документы. Если чего-то не хватает, поставьте пометку в акте приема-передачи.

Дальше вам нужно будет добавить в личное дело новоприбывшего выписку из приказа о зачислении, а также согласие родителей на перевод.

Когда ребенку исполнится 14 лет, в его личное дело нужно добавить копию паспорта. При переходе в 10-11-й классы – оригинал аттестата об основном общем образовании.

  • Родители по собственному желанию могут просить прикрепить к личному делу дополнительные документы. Важно проверить, что данные в них не противоречат ФЗ «О защите персональных данных».

Какие требования соблюдать при оформлении личного дела

Классный руководитель обязан следить за актуальностью данных личного дела. Это значит, что если Маша Петрова сменила фамилию или место проживания, соответствующая информация должна быть своевременно отражена в карточке.

  • Все записи должны вестись аккуратно и содержать конкретную информацию. Ошибки в личном деле допустимы, но крайне нежелательны.

В мае в личное дело нужно вложить табель успеваемости за прошедший учебный год, заполнить последнюю страницу личной карты, подвести итоги и расписаться. Подпись закрепляется школьной печатью. Иногда требуется добавить контрольные или творческие работы и характеристику.

  • Подшивайте документы ученика в хронологическом порядке по дате предоставления.

Как и в случае с порядком документов личном деле, каждая школа самостоятельно прописывает требования к внешнему оформлению. Руководство принимает решение, какими оно хочет видеть личные дела школьников: скрепленными степлером или прошитыми нитками. В разных учреждениях могут также отличаться способы хранения: в бумажном или в электронном виде. Любе нормативы обязательно должны быть зафиксированы локальным документом и представлены к ознакомлению всему педагогическому составу.

На каждый класс заводится отдельная папка, в которую складываются личные дела учеников. Классный руководитель должен сделать для нее вкладыш со списком класса и указанием Ф. И. О., номера личного дела, адреса и телефона. Все папки с личными делами хранятся у руководства школы и выдаются по запросу.

  • Каждое личное дело имеет свой порядковый номер. Как правило, цифры соответствуют номеру записи в алфавитной книге учащихся.

Как хранить личное дело

Сведения, которые хранятся и заносятся в личные дела, представляют собой конфиденциальную информацию. По этой причине важно хранить эти документы в строго отведенном месте в канцелярии директора школы.

После окончания ребенком школы его личное дело хранится в архиве школы три года. По истечении этого срока уничтожается.

Если ученик выбыл из школы, но его личное дело не было затребовано родителями или опекунами, передайте его в архив на хранение.

  • Родители могут забирать личное дело своего ребенка, даже если документы о переводе в другое учебное учреждение отсутствуют.

Классный руководитель не может просто так прийти и взять личное дело ученика. Их выдача для работы осуществляется секретарем-делопроизводителем и фиксируется в журнале. Учителя-предметники к личным делам учащихся не допускаются.

Важно: помните про конфиденциальность и храните личную тайну. Нарушение неприкосновенности частной жизни классифицируется как уголовное преступление.

Принято на заседании

от «22» октября 2012г.

Приказ № 102 от «23» октября 2012 г.

ПОЛОЖЕНИЕ
О ФОРМИРОВАНИИ, ВЕДЕНИИ И ХРАНЕНИИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

обучающихся муниципального бюджетного

средняя общеобразовательная школа № 11

Читайте также:  Имущественные налоги ставки и льготы

Еманжелинского муниципального района Челябинской области

Настоящее Положение о формировании, ведении и хранении дел обучающихся и воспитанников (далее – Положение) разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся Школы и определяет порядок действий всех категорий сотрудников Школы, участвующих в работе с вышеназванной документацией.

1.2. Настоящее Положение утверждается Приказом по Школе и является обязательным для всех категорий её педагогических и административных работников. Нарушение настоящего Положения рассматривается в соответствии с ТК РФ.

II. Порядок оформления личных дел при поступлении в общеобразовательную организацию

2.1. Личное дело является документом обучающегося, ведение его обязательно для каждого обучающегося школы с момента поступления в школу и до ее окончания (выбытия).

2.2. Личные дела обучающихся заводятся классным руководителем по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей.

2.3. В личное дело обучающегося заносятся: общие сведения об об учающемся , итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальный лист, похвальная грамота, золотая медаль).

2.4. Личные дела обучающихся в I — III классах ведутся учителями, в IV — X (XI) — классными руководителями. Записи в личном деле необходимо ведутся четко, аккуратно, черной пастой.

2.5. Личное дело обучающегося формируется из следующих документов:

заявление на имя руководителя образовательной организации;

медицинской карты ребенка с заключением о возможности обучаться в массовой школе (в дальнейшем находится у медицинского работника);

справки с места жительства о составе семьи;

копии страхового медицинского полиса;

копии страхового пенсионного полиса;

копии аттестата об окончании 9-го класса (для обучающихся 10 – 11 классов);

договора о сотрудничестве образовательной организации с родителями обучающихся (законными представителями);

согласия законного представителя на обработку персональных данных;

копии свидетельства о рождении, включая копию вкладыша – свидетельства о гражданстве;

копии паспорта (обучающегося с 14 лет) (2 страницы).

III . Порядок ведения и хранения личных дел обучающихся

3.1. Личные дела обучающихся в I — III классах ведутся учителями, в IV — X (XI) — классными руководителями.

3.2. Личные дела обучающихся хранятся в кабинете директора в строго отведённом месте.

3.3. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся (например, № К-5 (2) означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5 во второй книге).

3.3. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке. В состав папки входят:

обложка (см. Приложение 1),

внутренняя опись документов (см. Приложение 2),

список обучающихся класса, который меняется ежегодно (см. Приложение 3).

3.4. Инспектор по кадрам вносит в личные дела сведения о прибытии или выбытии (куда выбыл, откуда прибыл, № и дату приказа).

IV . Порядок работы классных руководителей с личными делами обучающихся

4.1. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.

4.2. Личные дела обучающихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле ведуться четко, аккуратно и только чернилами. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.

4.3. На титульный лист личного дела приклеивается фотография ученика. Вновь прибывшие обучающиеся, не имевшие фотографии в личном деле, обязаны предоставить ее в течение двух недель со дня прибытия.

4.4. В личное дело ученика заносятся: общие сведения об обучающемся, итоговые отметки за каждый учебный год, заверенные подписью классного руководителя и печатью для документов.

4.5. При исправлении оценки дается пояснение, ставится печать и подпись руководителя образовательной организации.

4.6. В графе о пропусках проставляется количество пропущенных уроков с отметкой по болезни или без уважительной причины.

4.7. Общие сведения об учащихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

4.8. На все документы, которые находятся в личном деле обучающегося, составляется опись документов, имеющихся в личном деле.

4.9. Работа классного руководителя с личными делами обучающегося осуществляется в соответствии с 152-ФЗ «О персональных данных» в присутствии инспектора по кадрам.

V . Порядок выдачи личных дел обучающихся при выбытии из Школы

5.1. При выбытии обучающегося из школы личное дело выдаётся родителям или лицам, их заменяющим (законным представителям).

5.2. Выдача личных дел производится инспектором по кадрам.

5.3. Инспектор по кадрам регистрирует выдачу личного дела в “Книге движения личных дел обучающихся”.

5.4. Выдача личных дел осуществляется после выполнения родителями (законными представителями) следующих обязательств:

подача на имя директора Школы заявление;

получение у библиотекаря обходного листа (Обходной лист в библиотеке подписывается после полного возврата полученной там литературы, а в случае ее утраты – внесения денежной или иной компенсации за утерянную литературу согласно Положению о библиотеке Школы);

сдача обходного листа инспектору по кадрам;

предоставление справки-подтверждения из учебного заведения, в которое поступает ученик (если выбывает в течение учебного года).

5.5. При выдаче личного дела инспектор по кадрам оформляет запись в алфавитной книге о выбытии обучающегося.

5.6. В тех случаях, когда выбытие происходит в течение учебного года по окончании четверти, классным руководителем в личное дело делается выписка четвертных оценок из классного журнала.

5.7. В случаях выбытия в течение четверти делается выписка текущих оценок. При выбытии учащихся 10 и 11 классов выдается личное дело и копия аттестата об основном общем образовании.

5.8. В личное дело учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма № 26 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров.

5.9. Личные дела учащихся окончивших Школу или выбывших по иным причинам инспектор по кадрам передает в архив. По окончании школы личное дело обучающегося хранится в архиве школы 3 года.

VI . Порядок проверки личных дел обучающихся

6.1. Контроль за состоянием личных дел осуществляется инспектором по кадрам, заместителям директора по УВР и директором общеобразовательной организации.

6.2. Проверка личных дел обучающихся осуществляется по плану внутришкольного контроля в начале учебного года. В необходимых случаях, проверка осуществляется внепланово, оперативно.

6.3. Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел обучающихся.

6.4. По итогам проверки заместитель директора по УВР, осуществляющий проверку, готовит справку с указанием замечаний.

6.5. По итогам справки, директор вправе издать приказ с указанием санкций за ведение личных дел.

6.6. За ответственное, добросовестное и аккуратное ведение личных дел обучающихся классным руководителям объявляется благодарность.

6.7. В случае выявления недостатков работа классного руководителя ставится на индивидуальный контроль заместителя директора по УВР. В данном случае классный руководитель обязан предоставить объяснительные о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел обучающихся и исправлении замечаний.

6.8. За систематические грубые нарушения личных дел обучающихся директор вправе объявить классному руководителю замечание, снять стимулирующие доплаты.

Образец оформления обложки папки, в которой хранятся личные дела учащихся

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 11 г. Еманжелинского муниципального района Челябинской области

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector