Сроки хранения заявлений на отпуск

Сроки хранения заявлений на отпуск

Каждый приказ руководителя должен издаваться на каком-либо основании. В случае выпуска распоряжения на отпуск таким основанием является утвержденный график и личное заявление сотрудника. После тщательной проверки кадровиком корректности составленного графика составляется приказ на отпуск работника.

Какими правовыми нормами регулируется

Сроки хранения заявлений и приказов различаются в зависимости от вида предоставляемого отдыха и регламентируются следующими нормативно-правовыми актами:

  1. ФЗ №125 от 22.10.2004 представляет нормативно-правовую базу регулирования срока и правил хранения документов на предприятии.
  2. ФЗ №43 от 02.03.2016 «Об архивном деле».
  3. Приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526.
  4. Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98 .
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Особые требования предъявляются к хранению документации юридических лиц:

  1. Для ООО – ст. 12 и п. 1 ст. 50 №14-ФЗ – на основе данных статей деловые бумаги предприятия должны храниться, согласно утвержденному уставу компании.
  2. Для АО – ст. 89 №208-ФЗ.

Срок хранения заявлений и приказов

Согласно Приказу под номером 558, выпущенному Министерством культуры 25.08.2010, документы, связанные с отпуском сотрудника, относятся к категории «личный состав», и срок их нахождения в архиве составляет 5 лет. К ним относятся деловые бумаги:

  • о предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого и учебного (дополнительного) отпуска;
  • о переносе или отзыве сотрудника из ежегодного отпуска.

Однако если в уставе компании имеются правила, согласно которым данные заявления и приказы включаются в личное дело работника, то срок хранения данных бумаг составляет 75 лет (ст. 656 Приказа №558)

Также к ним относятся документы:

  • о предоставлении отпусков по уходу за ребенком;
  • о предоставлении отпусков без сохранения зарплаты;
  • для работников с тяжелыми, специфическими условиями труда.

Целесообразно сохранять оба вида документов на протяжении максимального срока, предусмотренного законодательством, с целью избежания проблем с проверками.

Организация хранения заявлений и приказов на отпуск

Непосредственные условия, в которых должны сохраняться приказы и заявления, не регламентируются конкретными правилами в законодательстве, помимо основ безопасности работы с документацией. Поэтому организация данной системы хранения реализуется максимально удобно для отдела кадров и руководства компании.

  1. Важно знать, что тот или иной документ может потребоваться в любой момент для руководства или проверяющей структуры, поэтому лучше их разделить на отдельные папки в зависимости от сроков нахождения в архиве.
  2. Сортировать бумаги в каждой папке лучше по определенным критериям: по году создания или по фамилиям сотрудников, которые были отправлены в отпуска.
  3. Документы больших объемов разделяются на несколько томов и сортируются по алфавиту, после чего распределяются в разные папки.
  4. Во время регистрации распоряжения на отпуска нумеруются в хронологическом порядке способом, установленным в конкретной компании и наиболее удобным для кадровиков. Разработанная система регистрации может быть закреплена внутренним актом организации.
  5. Все оригиналы документов, относящиеся к категории длительного хранения, подшивают в дела, после чего они готовы к передаче в архив. Предварительно каждое дело вносится в номенклатуру дел компании.
  6. Когда истекает срок хранения того или иного документа, экспертной комиссией проводится экспертиза ценности бумаг, после чего документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению на основании акта ЭК либо по приказу руководства.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения приказов на отпуск (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты. Срок хранения приказов на отпуск

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
(ред. от 16.02.2016)
«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 N 18380) б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда)

Статьи, комментарии, ответы на вопросы. Срок хранения приказов на отпуск

Статья: Архив организации: храним документы по учету труда и заработной платы
(Демидов Г.И.)
(«Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение», 2015, N 11) Приказы, распоряжения, документы (справки, сводки, информации, доклады) по личному составу, касающиеся:

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Статья: Экспертиза ценности документов в компании и в отделе кадров
(Кожанова Е.)
(«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2016, N 12) Примечание. Подробнее о последних изменениях в продолжительности хранения документов по личному составу читайте в статье «Сроки хранения документов по личному составу» на с. 48 журнала N 5, 2016.

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Читайте также:  Пенсионный фонд после смерти человека

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности .

Формирование приказов по личному составу

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков +7 (499) 288 16 73 (Москва)

При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Хочу еще раз напомнить, что каждое самостоятельное дело должно быть внесено в номенклатуру дел организации .

При наличии приложения к приказу они формируются вместе – сначала приказ, затем приложение.

В то же время основания к приказам по личному составу помещаются отдельно от них. В качестве основания к приказам могут выступать:

Как правило, если в текущем делопроизводстве совместно формировали приказы и основания к ним, то в процессе подготовки для архивного хранения такие дела переформировывают для их разделения. Основания к приказам со сроком хранения 75 лет (например, заявление работника о приеме, перемещении и т.д.) обычно входят в соответствующее личное дело работника .

Основания же к приказом с небольшими сроками хранения (например, 5 лет) допускается формировать отдельно от них, для чего в номенклатуре можно предусмотреть дело с примерным заголовком: «Документы, не вошедшие в состав личных дел (и обязательно перечисляют в скобках основные их разновидности)».

При формировании дел необходимо проверять правильность оформления: наличие подписи, виз, даты и номера приказа. Недооформленные приказы не допускается подшивать в дела.

В текущем делопроизводстве обложка дела с приказами по личному составу оформляется аналогично приведенному образцу (см. по ссылке, чтобы в этой статье не повторяться). Здесь уместно будет просто указать некоторые примеры заголовков: «Приказы директора ООО «Колбасник» по личному составу (прием, перемещение, увольнение)» или «Приказы № 1-42 руководителя о премировании сотрудников».

Хранение приказов по личному составу

Для определения сроков хранения приказов пользуются действующим Типовым перечнем документов. На сегодняшний день последний типовой перечень составлен в 2010 году (см. по ссылке, при необходимости его можно скачать).

Обращаем внимание на статью 19 б и примечание 2 к ней указанного выше типового перечня – для определения хранения различных категорий приказов по личному составу;
на статью 665 – основания к приказам, не вошедшие в личное дело, хранят 5 лет.

Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.

Значительная часть приказов имеют длительный (75 лет) срок хранения, в том числе о долгосрочных командировках, об изменении фамилии, об исполнении обязанностей, о поощрении, награждении, повышении квалификации, аттестации, об отпусках без содержания и т.д.

Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности. Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов .

Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно). Они включаются в опись дел по личному составу. На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен). Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Срок хранения заявлений на отпуски соответствующих им приказов строго регламентирован. Мы расскажем, какими нормативно-правовыми актами (НПА) устанавливаются порядок и сроки хранения распорядительной и кадровой документации.

Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

  • законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
  • приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526;
  • приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Помимо этих НПА есть еще отдельные требования к хранению документов для юрлиц:

  • для ООО ст. 12 и п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ установлена обязанность хранить документацию по персоналу и распорядительные документы согласно правилам, зафиксированным в уставе ООО;
  • для АО регламентирующими НПА являются закон «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Вы также можете установить собственные правила хранения деловых бумаг, не противоречащие законодательству, зафиксировав их в положении о документообороте или положении об архиве.

Срок хранения приказов и заявлений по отпускам

Перечень, установленный приказом Минкультуры № 558, относит «отпускные» документы к документации по личному составу, хранящейся 5 лет (ст. 19). Однако есть ряд нюансов:

  • «Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).
  • Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).
Читайте также:  Сколько лет выпускникам 11 класса

Узнайте больше об организации архива в компании в этой статье.

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Как наладить документооборот в отделе кадров, вы узнаете из нашей инструкции .

Журнал регистрации приказов на отпуск

Журнал регистрации приказов на отпуск — применяется для регистрации кадровых приказов о предоставлении отпуска.

Важно! В зависимости от вида и продолжительности отпуска приказы на отпуск могут иметь разный срок хранения, в связи с чем они должны регистрироваться и храниться отдельно.

В журнале регистрации приказов на отпуск регистрируются приказы на отпуск со сроком хранения 5 лет. например:

  • О предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска
  • О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
  • Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска
  • О предоставлении учебного отпуска
  • и т.д.

Приказы на отпуск, имеющие срок хранения 75 лет. регистрируются отдельно (например, в Журнале регистрации приказов по личному составу ). К таким приказам относятся:

  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
  • О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
  • О предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы
  • и т.д.

Оформление приказов на отпуск производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 закреплена форма приказа на отпуск (Форма Т-6, Т-6а).

С 01.01.2013 организация может вносить изменения в формы первичной учетной документации, при этом образцы используемых форм (с изменениями или унифицированных) должны быть утверждены приказом руководителя.

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу. т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с п. «д» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации отпусков установлен срок хранения 3 года. Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа.

Пример заполнения основного раздела журнала:

В журнал включены дополнительные материалы:

  • Трудовой кодекс Российской Федерации, Глава 19 «Отпуска» (выдержки)
  • Унифицированная форма № Т-6. «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»
  • Таблица «Продолжительность ежегодных основных оплачиваемых отпусков»
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 г. (выдержки)

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: Журнал регистрации приказов на отпуск НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Журнал регистрации приказов на отпуск

Срок хранения приказов об отпуске

Ежедневно предприятие сталкивается с ведением большого количества документации и важно делать это правильно. Как правильно хранить всю документацию, и какие бывают виды кадровых документов, каким образом ведется учет и хранение приказов об отпуске. Сколько хранятся приказы об отпуске, и каким образом проводить их уничтожение после истечения срока хранения.

Из этой статьи вы узнаете:

  • каким образом вести учет и хранение приказов об отпуске;
  • каков срок хранения приказов об отпуске в 2017 году;
  • как уничтожаются приказы об отпусках из архива по истечении срока.

Срок хранения приказов об отпуске

Люди или организации, занимающиеся предпринимательской деятельностью, обязаны соблюдать все условия по сохранности документов, участвующих в документообороте компании. Все договоры, заявления, приказы, документы о зарплате и отпусках, больничных должны храниться в течение установленного законом времени.

Эта необходимость останавливает кадровиков от удаления ненужной, на их взгляд, документации и сохранения только новой. Правда, бывают случаи, когда работники кадровых отделов впадают в другую крайность и для того, чтобы не удалить лишнего начинают складировать всю документацию. Это приводит к накоплению большого количества ненужных документов, в которых сложно ориентироваться и невозможно что-то найти по первой необходимости.

Читайте также:  Классификация договоров договоры консенсуальные и реальные

Именно для таких случаев, чтобы систематизировать существующую документацию, упростить доступ и не накапливать лишнее нужно знать сроки хранения каждого документа.

Читайте по теме в электронном журнале

Приказы об отпуске: учет и хранение

Законодательством установлен срок хранения тех или иных документов и важно их соблюдать, так как они содержат персональные данные сотрудников. На которые те в свое время давали разрешение.

Сроки хранения документации распространяются на все организации в независимости от того, где впоследствии эти самые документы будут архивированы. В некоторых случаях архивация происходит внутри организации, например, в кабинете в специально отведенном месте. Если организация будет расформирована, то вся документация, подлежащая хранению, будет направлена на хранение в государственный архив.

Кадровые документы подразделяют на три типа: организационные, распорядительные (приказы, указания, решения по личному составу), информационно-справочные.

К приказам по личному составу можно отнести документы, касающиеся приема, перевода, увольнения, отпуска, либо командировок. Эта категория документов считается наиболее важной и основополагающей в кадровой деятельности. Так как именно на основании приказов руководителя формируются личные дела сотрудников, трудовые книжки и другие документы работников. Согласно законодательству, эти документы имеют два типа хранения: 75 лет и 5 лет. Поэтому важно для удобства хранения и их последующего нахождения хранить их в разных папках.

К приказам долгосрочного хранения относят документы, регулирующие трудовые отношения. Например, о приеме на работу, о прекращении трудового договора, о переводе, отпуск по уходу за ребенком, отпуск по беременности и родам, о смене должности, документы о назначении руководителей.

К краткосрочным относят приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовых функций. Например, о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, об отзыве из отпуска, о переносе отпуска, о привлечении работника в выходные дни, об объявлении выговора.

Приказы подшиваются в отдельные папки в зависимости от удобства ведения документации для каждой отдельно взятой компании.

Приказы об отпуске: сроки хранения

Согласно официально классификации приказов, существует два типа: по основной деятельности и по личному составу. Причем приказы по личному составу делятся на типы по срокам хранения. Одни из них длительные — 75 лет. Другие кратковременные — 5 лет. К первому типу относятся приказы о приеме, увольнении, переводах, поощрениях, изменении личных данных, в том числе фамилии.

Ко второму типу можно отнести приказы об отпусках, взысканиях, дежурствах и краткосрочных командировках внутри страны. Именно эти правила закреплены в нормативных актах по хранению документов.

Таким образом, приказы об отпусках должны храниться около 5 лет.

Документы должны быть подшиты и переплетены таким образом, чтобы всегда оставался доступ и возможность свободного чтения.

Стоит отметить, что ответственность за хранение документации лежит на руководителе. В то же время он может переложить обязанности на другого сотрудника. Но это никоим образом не снимает ответственность с главы организации.

После того, как документы достигли окончательного срока хранения, руководителю подается перечень документов на уничтожение и он издает приказ. На основании приказа документы уничтожаются.

Стоит также отметить, что нужно очень внимательно относиться к правилам ведения и хранения документации, в том числе приказов об отпусках. Это необходимо, чтобы избежать необоснованных претензий со стороны работника и штрафов со стороны инспекции за ненадлежащее ведение документации.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям

  • Приказ о предоставлении отпуска (бланк).doc
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации (бланк).doc

Доступно только подписчикам

  • Приказ о предоставлении отпуска (образец).doc
  • Должностная инструкция директора архива, центра хранения документации (образец).doc

Доброе утро! Подскажите пожалуйста, сколько хранятся заявление на ежегодный отпуск и отпуск без сохранения? Приказы и заявления на отпуск хранятся вместе или раздельно?

Ответы пользователей

25 декабря 2017 в 08:56

Здравствуйте, Алёна! Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были созданы. Статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа "Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел " со сроком хранения 5 лет. Если заявления об отпуске сгруппированы в отдельное дело, то в соответствии с Перечнем, папку с заявлениями необходимо хранить 5 лет. Если же Вы осуществляете хранение заявлений в личном деле работника, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа).В отличие от приказов о приеме на работу, переводе, увольнении и других приказов по личному составу, срок хранения которых установлен не менее 75 лет, приказы о предоставлении отпусков, а также приказы о взысканиях нужно хранить только пять лет.Если у Вас по внутренним правилам делопроизводства определено хранение приказов на отпуск без сохранения зарплаты совместно с заявлениями о предоставлении таких отпусков, то срок хранения обоих видов документов будет 5 лет.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector