Уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку

Уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку

Трудовая книжка является важным документом. На ее страницах содержатся данные о трудовой деятельности работника, повышениях по службе, наградах, сроках пребывания на определенной должности и прочая информация, которая принимается во внимание при приеме гражданина на новую должность, при расчете размера пенсии, компенсационных выплат.

Поэтому законодательством предусмотрены строгие условия содержания и передачи данного документа работодателем и владельцем. О том, что именно необходимо делать с трудовой после увольнения сотрудника, читайте ниже.

Сроки выдачи трудовой и ответственность работодателя

Во время ведения лицом трудовой деятельности на предприятии трудовая книжка сотрудника находится в отделе кадров, сотрудники которого обеспечивают данный документ сохранностью и при необходимости вносят изменения в его содержание.

Если сотрудник увольняется с занимаемой должности, в трудовой делается запись о данном факте с обязательным указанием даты и причины ухода с работы (по собственному желанию, по причине профнепригодности и так далее).

Работодатель также должен произвести расчет с подчиненным. При увольнении сотрудника отдел кадров предприятия должен вернуть владельцу его трудовую книжку в этот же день. Этого требует ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ.

Если бывший сотрудник по какой-либо причине не заберет документ в этот же день, потребуется зафиксировать данный факт документально, отправив ему уведомление. В противном случае не получивший книжку на руки работник может обратиться в суд с иском о невыдаче трудовой книжки. Если после отправки уведомления владелец трудовой не отзовется, документ хранится на предприятии.

Что делать, если работник не явился в день увольнения?

Нередко у работодателей возникает вопрос, что делать, если работник уволился, а трудовую не забрал?

Если из-за отсутствия сотрудника в день увольнения на месте работы или по какой-либо другой причине передать трудовую на руки сотруднику не удалось, согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан направить бывшему работнику уведомление о необходимости забрать документ либо о предоставлении разрешения с его стороны для отправки трудовой по почте.

Уведомление направляют по всем адресам (проживания и прописки), которые числятся в отделе кадров. Если после принятых мер владелец книжки так и не объявится, документ хранят в отделе кадров до момента выдачи работнику. Срок хранения трудовой составляет 75 лет.

Составление акта об отказе

Если работник не забирает трудовую книжку после увольнения в день ухода с занимаемой должности, необходимо составить акт об отказе от получения документа в указанный срок.

Это необходимо для исключения судебных разбирательств, которые бывший подчиненный может инициировать по разным причинам (даже из-за личной обиды на работодателя!). Акт оформляют строго по форме, в соответствии с общеустановленными требованиями.

  • лица, составлявшего акт;
  • свидетелей, которые присутствовали при составлении документа;
  • сотрудника, не получившего трудовую книжку.

Помимо этого в акте также указывают дату и время составления документа. Полные примеры актов об отказе от получения трудовой книжки сотрудников можно найти в Сети.

При необходимости можно воспользоваться консультацией юристов.

Оформление и отправка уведомления уволенному сотруднику

Обязательство отправки уволенному уведомления о необходимости получения трудовой возлагается законом на представителей отдела кадров. Подобные действия снимают с кадровиков ответственность за несвоевременный возврат документа.

Поскольку у уволенного сотрудника есть ровно 1 рабочий день для получения трудовой, уведомление следует отправлять на утро, следующее после последнего рабочего дня, когда состоялось увольнение.

В некоторых случаях сотрудники отдела кадров невольно нарушают закон, совершая запрещенные действия, категорически нельзя:

  • отправлять уволенному по почте уведомление вместе с трудовой книжкой (для проведения подобных действий необходимо официальное разрешение владельца документа);
  • уведомлять бывшего сотрудника о необходимости получения книжки в устной форме (в случае его обращения в суд доказать, что работодатель пытался оповестить работника о необходимости явиться на предприятие за документом будет невозможно);
  • отказываться от отправки уведомления на адрес не явившегося сотрудника (в подобном случае на работодателя может быть наложен штраф).

Уведомление составляют в свободной форме, поскольку строгого шаблона для его подготовки законом не предусмотрено. Однако в уведомлении в обязательном порядке следует прописать следующие данные: дату составления бумаги, текст просьбы явиться с документами в отдел кадров, а также реквизиты сторон.

Что делать дальше?

Если дело дойдет до суда, в случае отсутствия доказательств, подтверждающих отправку уведомления, работодателю придется выступить в роли ответчика. Правда, в случае неправильного ведения документов доказать свою правоту будет практически невозможно.

Результатом неграмотного или безответственного подхода к решению данного вопроса может стать административная ответственность в виде штрафа, возложенная на работодателя. Поэтому кадровикам следует быть очень внимательными и щепетильными в вопросах оформления бумаг, чтобы не допустить появления неприятностей.

Любые инструкции относительно правил проведения процесса увольнения сотрудников можно найти в Сети. Поэтому в случае наличия сомнений относительно правил проведения процедуры перед принятием решения лучше проконсультироваться со специалистом в данной сфере или еще раз изучить нормативные документы, регулирующие данный процесс.

Читайте также:  Гражданство россия или российская федерация как правильно

Увольнение сотрудника точно так же, как и его прием на работу — ответственное мероприятие, проводить которое следует в соответствии с требованиями закона. Соблюдение всех норм гарантирует отсутствие проблем с законом и дополнительных финансовых издержек. Качественное ведение работ с документами также благоприятно сказывается на репутации предприятия.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 288-73-46 , Санкт-Петербург +7 (812) 317-70-86 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

Все, кто устроен официально, имеют трудовую книжку с надлежащими записями. Хранится она у руководства компании, которое несет за нее полную ответственность по закону.

Но как быть, если в день увольнения работник не пришел за документом? Кто теперь несет ответственность за его наличие и сохранность?

В какие сроки нужно выдать трудовую книжку

Соответственно статье №62 ТК России, трудовая книжка работника должна вручаться ему в день сокращения, который определяется, как последний рабочий день, если другое решение не регламентировано местными документами, утверждёнными на локальном уровне.

Если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, нужно приступать к решительным действиям. В особенности это касается тех, кто был уволен за прогулы по дисциплинарному взысканию. Если трудящийся был в длительном прогуле, и ему не было вручено предварительно извещение об увольнении, нужно быть особенно внимательным.

Иногда работник, который не очень ответственно относился к своим трудовым обязанностям, не забирает трудовую книжку после увольнения из вредности, чтобы еще больше насолить собственному работодателю. Ответственность перед государством в таком случае наступает на третий день после подписания указа об увольнении.

Именно в это время нужно максимально позаботиться о своей собственной безопасности и о безопасности предприятия, на котором вы трудитесь.

Как поступать в такой ситуации?

Что же делать, если работник не забирает трудовую книжку в день увольнения? Нужно сразу же начать собирать документацию, которая доказывает добросовестность действий со стороны предприятия.

Такие бумаги бывают двух видов:

  1. Акт, который подтверждает, что трудовая книжка не была забрана работником в день увольнения.
  2. Уведомление, которое подтверждает факт отправки работнику уведомления.

Акт о том, что книжка не была забрана, составляется, когда работник был рассчитан из-за нарушения дисциплины во время работы на предприятии и в случае, если сотрудник настроен агрессивно, идет на конфликт и провоцирует спор.

Во всех остальных случаях акт может и не составляться, он не несет информативной и юридической нагрузки, хотя и не повредит в качестве перестраховки. Потому любой юрист все же будет настаивать на составлении документа.

Далее ответственный работник должен известить уволенного по телефону о том, что он обязан явиться как можно скорее для получения документа в отдел по работе с кадрами. Обязательно при этом сообщить причину такого требования.

Если работник не забрал трудовую книжку в день его сокращения, не пришел за трудовой книжкой после приглашения и телефонного звонка, то следует выбрать комиссию из минимум четырех работников. Это нужно для того, чтобы посторонние и незаинтересованные люди засвидетельствовали факт передачи извещения трудящемуся. Если он на работу не приходит, значит, комиссия свидетельствует о его отсутствии.

После этой процедуры составляется следующий акт, в котором указывается:

  1. Состав комиссии. Полные имена и фамилии всех членов и должности, которые они занимают на момент составления документа.
  2. Подробно описывается факт передачи комиссией требования забрать трудовую книжку в течение нескольких дней. При отказе четко описывается этот факт.
  3. При отсутствии сотрудника на рабочем месте это записывается в акт.
  4. В заключительной части указываются ФИО всех, кто входил в комиссию повторно, ставятся их росписи и дата составления бумаги. Рядом с каждой подписью – расшифровка в скобках.

После составления акта он отдается работодателю, в дополнение к служебной записке ответственного работника. Там он хранится 31 дня с момента увольнения. Регистрируют его со всей входящей документацией, обязательно указав дату составления и регистрационный номер акта.

На то чтобы подать трудовой спор в суд, отводится срок не более 30 дней с момента увольнения.

Теперь поговорим о составлении извещения для работника, который не взял трудовую книжку при увольнении. Оно обязательно должно быть составлено и передано во всех случаях, когда акт не был получен и подписан в течение двух рабочих дней со дня увольнения.

Первые пару дней допустимо информирование уволившегося сотрудника с помощью телефонного звонка или электронной почты. Если и после того работник не пришел за трудовой, нужно составить об этом акт на бумаге, где разместить подпись руководителя и его печать. Сам текст составляется в свободной форме, но примерный образец можно найти в интернете. Бумага должна быть написана в двух экземплярах.

Читайте также:  Образец анкеты на провизу на кипр

В документе указывается, что уволенный сотрудник обязан явиться к работодателю в назначенный день и час для получения трудовой книжки. В правой верхней части пишется полное название организации. Такое извещение передается с помощью курьерской доставки или заказным письмом.

В качестве подтверждения получения уведомления рабочим на втором экземпляре пишется «получил и прочитал», а рядом – дата и подпись получателя.

Если в течение последующих двух дней сотрудник не получил извещение, переходят к следующему этапу – отправке заказного письма с уведомлением о получении, куда обязательно вкладывается опись. Пример и образец документа можно найти в интернете или составить его на свое усмотрение.

Хватит ли таких действий для безопасности предприятия?

Если работодатель ответственно отнесся к процедуре и выполнил описанные выше действия, он полностью защищен от обвинений в невыдаче трудовой книжки.

Если спустя некоторое время сотрудник все же придет или выдвинет трудовой спор, нужно будет предъявить инспектору следующие бумаги:

  1. Акты, в которых зафиксировано обстоятельство неполучения рабочим трудовой книжки, и все мероприятия, проведенные по этому поводу. Если возникнет потребность, инспектор может проверить подлинность подписей членов комиссии или даже опросить их лично.
  2. Текст уведомления, которое было отправлено трудящемуся. Он должен быть зарегистрирован в большом журнале документации организации.
  3. Доказательства, что уведомление было передано, в виде подписи получателя на уведомлении или на втором экземпляре уведомления.

Если все эти документы у вас имеются, то переживать совершенно не о чем.

Особенным случаем считается ситуация, когда работник еще до подписания приказа о сокращении уходит на больничный или оказывается на амбулаторном лечении. В таком случае он не может быть рассчитан, пока не закончится срок больничного листа.

Больничный лист или любой другой документ, подтверждающий болезнь, отменяет действие составленного акта. Это же касается смерти сотрудника, ведь руководство не может знать о данном факте и увольняет человека за прогулы и нарушение дисциплины.

Как отдать трудовую книжку работнику?

Есть несколько способов, с помощью которых можно отдать документ:

  1. По собственной инициативе работодателя можно послать заказное письмо с предложением отправить формуляр по почте. Это делается только в случае неполучения обычными стандартными способами и при получении письменного согласия уволенного сотрудника.
  2. При наличии юридически подтвержденной доверенности разрешается забрать документ доверенному лицу. Передача ТК без нотариально заверенной бумаги считается противозаконной.
  3. Лично в руки трудящемуся можно передать книжку в любое время суток.
  4. В случае смерти родственники должны предоставить копию свидетельства о смерти, на основании которого выдается документ.

Что делать, если даже после таких манипуляций послужной список все же остался у работодателя? Документ хранится в бухгалтерии, с другими документами, на протяжении года, после чего передается в архив, где сохраняется на протяжении 75 лет.

Когда работодатель освобождается от ответственности?

Руководство организации будет отвечать за невыдачу трудовой книжки только в случае, если она была не выдана по ошибке, злому умыслу или из-за специальной задержки. Если же все было сделано по закону, и работодатель принял все меры, а сотрудник не пришел, то никакая ответственность не предусматривается.

Что делать работодателю в таком случае? В чем именно его вина? Кроме того, даже если сотрудник отдела кадров прямо в день сокращения направил уведомление, что трудящийся должен явиться и забрать документ, а работник проигнорировал его, то привлечь к ответственности работодателя будет крайне тяжело, практически невозможно. Чтобы снять с себя полностью все обязательства, можно также предоставить выслать книжку по почте.

Но иногда дата фактического увольнения не совпадает с числом последнего выхода на работу должностного лица. К таким ситуациям относится:

  1. Если сотрудник был уволен за прогул. Так как работник не появляется на своем рабочем месте, ему не может быть вручен документ.
  2. Если сотрудник попадает в места лишения свободы. В таком случае трудовая отдается либо по доверенности родственникам, либо после освобождения.
  3. При легитимном сокращении женщины, которая в данный момент находится в отпуске в связи с беременностью и родами или по уходу за малышом до 3-х лет.
  4. Смерть работника.

В перечисленных ситуациях с работодателя снимается любая ответственность за несвоевременную выдачу документа.

Как вы видите, за трудовую книжку сотрудника отвечает его работодатель. У него же находится документ на протяжении всего срока работы. Именно руководитель должен позаботиться о том, чтоб трудовая была своевременно выдана на руки уволенному сотруднику.

Читайте также:  Банк хоум кредит страхование

В случае, если он отказывается или не является за книжкой, предусмотрен ряд действий, исполнив каждый из них, организация полностью снимает с себя ответственность, и ее функции заключаются только в сохранении документа на протяжении предусмотренного законом срока.

Статьи по теме

Как быть, если работник не забрал трудовую книжку после увольнения? Узнайте, когда передать трудовую книжку работнику, который не желает посещать отдел кадров, нужно ли направлять уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку по почте, а также какая ответственность работодателя за задержку выдачи трудовой книжки работнику.

Из этой статьи вы узнаете:

  • когда передать трудовую книжку работнику, который не желает посещать отдел кадров;
  • нужно ли направлять уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку по почте;
  • какая ответственность работодателя за задержку выдачи трудовой книжки работнику.

Одним из обязательных этапов увольнения считается выдача работнику трудовой книжки. Работодатель вносит в нее запись о прекращении трудовых отношений со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ, а затем передает документ сотруднику в его последний рабочий день. Так выглядит стандартный порядок, регламентированный законодательством, но на практике далеко не всегда события развиваются по регламенту. Что делать, если работник не забрал трудовую книжку после увольнения? Порядок действий работодателя приведен в статье 84.1 Трудового кодекса.

Обязанность работодателя передать трудовую книжку увольняющемуся работнику

Итак, процедура прекращения трудового договора практически завершена, все необходимые документы оформлены, окончательный расчет с работником произведен. Осталось лишь выдать ему трудовую книжку и другие бумаги по требованию (например, выписку о заработной плате за последние два года). Обязанность работодателя передать трудовую книжку увольняющемуся работнику в 2016 году закреплена ст.84.1 ТК РФ, но иногда складываются обстоятельства, препятствующие выполнению данного предписания. Причины, по которым работник в день расчета не забирает свою трудовую, могут быть разными, например:

  • сотрудник увольняется заочно, не посещая отдел кадров;
  • сотрудник не согласен с решением о своем увольнении или с формулировкой, внесенной в трудовую книжку работодателем;
  • смерть работника;
  • неприязненные отношения между работником и работодателем.

Независимо от причины неявки работника за книжкой, следует предпринять все законные меры для возвращения трудовой законному владельцу: сообщить бывшему сотруднику (а в случае его смерти — ближайшим родственникам) о необходимости посещения офиса для получения документа или запросить разрешение на пересылку книжки по почте. Уведомление отправляется заказным письмом с описью вложения. Только после отправки уведомления на имя работника работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Подробнее о получении трудовой книжки читайте здесь:

При отсутствии согласия работника отправлять ему трудовую книжку по почте нельзя.

Как и когда передать трудовую книжку работнику?

Срок хранения невостребованных трудовых книжек в архиве работодателя составляет 75 лет (п.43 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных постановлением правительства РФ от 16.04.2003г. № 225).

Как и когда передать трудовую книжку работнику, если она ему понадобится? В течение всего срока хранения работник вправе обратиться в архив организации для получения своей трудовой, поскольку законом не установлены ограничения на период подачи такого запроса. Работодатель обязан удовлетворить запрос бывшего сотрудника в течение трех дней с момента поступления письменного обращения и выдать документ лично в руки.

Если уведомление работника о необходимости забрать трудовую книжку не вызвало у него желания посетить отдел кадров или архив лично, но заставило пойти на компромисс и согласиться на ее отправку по почте, работодатель отправляет документ ценным письмом. Важно получить согласие бывшего работника на пересылку трудовой в письменной форме, чтобы в дальнейшем избежать обвинений в утере документа.

Узнайте, в каких случаях возможна выдача трудовой книжки работнику на время

Ответственность работодателя за задержку трудовой книжки работнику

Не всегда проблемы с выдачей трудовой книжки связаны исключительно с неорганизованностью работника и его нежеланием идти навстречу работодателю. Если задержка трудовой происходит по вине последнего (например, при конфликтном увольнении), пострадавшая сторона может обратиться в инспекцию труда, прокуратуру или суд, чтобы восстановить справедливость.

Ответственность работодателя за задержку трудовой книжки работнику в 2016 году закреплена ст.234 ТК РФ (незаконное лишение возможности трудиться), поэтому пострадавший сотрудник может претендовать на возмещение неполученного заработка за весь период задержки выдачи трудовой книжки.

Если вина работодателя будет доказана, ему придется нести административную ответственность по ст.5.27 КоАП РФ (при условии, что обязанности по ведению кадрового учета не были возложены приказом руководителя организации на определенное должностное лицо). При наличии документальных доказательств ответственности конкретного сотрудника отвечать за нарушение будет именно он, а не организация в целом.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector