Внутренний аудит на пищевом предприятии пример

Внутренний аудит на пищевом предприятии пример

курсовая аудит.doc

Далее представлены планы проведения аудита процесса по Форме:

Форма бланка "План внутренней проверки"

по качеству ЗАО «Шиппи»

"5" апреля 2013 г.

Директор ЗАО «Шиппи»
Пронин И.В

Программа внутренней проверки

Проверяемое подразделение: Склад сырья

Фамилия, имя, отчество руководителя проверяемого подразделения: Костромицкий Иван Алексеевич

Основание для проверки: выполнение графика внутренних проверок, утвержденных директором

Дата и время проведения аудита: 10 – 24 апреля

Цель аудита: Предотвращение запуска в производство продукции, несоответствующей требованиям нормативно-технической документации (НТД), а также договорам на поставку

Критерии аудита: ГОСТ Р ИСО 9001-2008, технологические инструкции

Сведения о членах группы внутренних аудитов

Состав группы внутренних аудитов

Нач. производ. цеха

Мастер произ. цеха

Сведения о представителях проверяемого подразделения

Фамилия, имя, отчество

Статус обязанностей в области качества

Начальник склада сырья

Уполномоченный по качеству

Ответственный за документацию

Проверяемые разделы СМК: 7.5.5

Проверяемые документы: Технологические инструкции, журналы регистрации

Выборочная проверка системы менеджмента качества

Проверка процессов и/или процедур

Проверка качества продукции

Срок сдачи отчета о проверке: 8 мая 2013

Руководитель группы внутренних аудитов –

начальник ЦЗЛ 6 апреля 2013г Медный К.Н.

Форма бланка "План внутренней проверки"

по качеству ЗАО «Шиппи»

"27" февраля 2013 г.

Директор ЗАО «Шиппи»
Пронин И.В

"28" февраля 2013г.

Программа внутренней проверки

Проверяемое подразделение: Производственны й цех

Фамилия, имя, отчество руководителя проверяемого подразделения: Филлипов Алексей Иванович

Основание для проверки: выполнение графика внутренних проверок, утвержденных директором

Дата и время проведения аудита: 3 – 17 марта

Цель аудита: Предотвращение запуска в производство продукции, несоответствующей требованиям нормативно-технической документации (НТД), а также договорам на поставку

Критерии аудита: ГОСТ Р ИСО 9001-2008, ГОСТ,ТУ на продукцию, технологические инструкции

Сведения о членах группы внутренних аудитов

Состав группы внутренних аудитов

Нач. склада сырья

Склад готовой продукции

Сведения о представителях проверяемого подразделения

Фамилия, имя, отчество

Статус обязанностей в области качества

Уполномоченный по качеству

Ответственный за документацию

Проверяемые разделы СМК: 7.5.1

Проверяемые документы: Технологические инструкции, журналы регистрации

Выборочная проверка системы менеджмента качества

Проверка процессов и/или процедур

Проверка качества продукции

Срок сдачи отчета о проверке: 30 марта 2013г

Руководитель группы внутренних аудитов –

начальник ЦЗЛ 1 марта 2013 Медный К.Н.

ФОРМА ПИСЬМЕННОГО УВЕДОМЛЕНИЯ

ОБ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕ

Руководителю склада сырья Костромицкому Ивану Алексеевичу

В соответствии с программой аудита на 2013г., утвержденной директором ЗАО «Шиппи» Прониным И.В. от 29 декабря 2012 г

в период с 10 по 24 апреля 2013года , в Вашем подразделении должна быть проведена аудиторская проверка.

Прошу обеспечить необходимые условия для работы аудиторов в указанное время.

Одновременно направляю Вам опросный лист, который после заполнения прошу представить в отдел качества не позднее 8 апреля.

При возникновении вопросов по проведению аудиторской проверки и заполнению опросного листа прошу связаться по телефону: 89287526942;

Ведущий аудитор (Ф.И.О.) Медный К.Н.

ФОРМА ПИСЬМЕННОГО УВЕДОМЛЕНИЯ

ОБ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКЕ

Руководителю производственного цеха Филлипову Алексею Ивановичу

В соответствии с программой аудита на 2013г., утвержденной директором ЗАО «Шиппи» Прониным И.В. от 29 декабря 2012 г

в период с 3по 17 марта 2013года , в Вашем подразделении должна быть проведена аудиторская проверка.

Прошу обеспечить необходимые условия для работы аудиторов в указанное время.

Одновременно направляю Вам опросный лист, который после заполнения прошу представить в отдел качества не позднее 1 марта.

При возникновении вопросов по проведению аудиторской проверки и заполнению опросного листа прошу связаться по телефону: 89287526942;

Ведущий аудитор (Ф.И.О.) Медный К.Н.

26 февраля 2013г.

4 ПОДГОТОВКА РАБОЧИХ ДОКУМЕНТОВ

Далее были разработына рабочие документы членов аудиторской группы в соответствии с распределением обязанностей при проведении аудита. Такие рабочие документы могут включать:

б) контрольные перечни вопросов (чек-листы);

в) формы для регистрации информации, такой как дополнительные свидетельства, наблюдения аудита и протоколы совещаний и др.

Опросный лист (Склад сырья)

Как осуществляется процесс приемки сырья?

Какие параметры проверяются при поступлении сырья?

Кто ответственен за процесс приемки сырья?

Как часто производится отбор проб для лабораторных испытаний при приемке сырья?

Какие параметры контролируются при хранении сырья?

Кто ответственен за хранение поступившего сырья?

Где происходит хранение сырья?

Где происходит приемка сырья?

Как часто проводится проверка соблюдения условий хранения сырья?

Почему нужно соблюдать условия хранения сырья?

Руководитель процесса подразделения Костромицкий И.А.

Ведущий аудитор Медный К.Н.

Опросный лист ( Производственный цех)

Кто ответственен за процесс производства?

Как часто производится наладка производственного оборудования?

Почему контролируются температурные режимы производства?

Как часто контролируются температурные режимы производства?

Как часто проверяется выполнение рабочих инструкций?

Как производится процесс купажирования?

Почему нужно проводить наладка производственного оборудования?

Какие специфические особенности производства?

Какой документацией вы руководствуетесь в процессе производства?

Как проверяется готовность продукта?

Руководитель процесса подразделения Филлипов А. И.

Ведущий аудитор Медный К.Н

Проверяемое подразделение/процесс: Склад сырья

Сохраняет ли организация продукцию в ходе внутренней обработки?

Сохраняет ли организация продукцию в процессе доставки к месту назначения?

Поддерживает ли организация продукцию в состоянии, соответствующим установленным требованиям?

Применимы ли требования сохранения к составным частям продукции?

Включает ли процесс сохранения соответствия продукции погрузо-разгрузочные работы?

Включает ли процесс сохранения соответствия продукции процесс хранения?

Дата: 23 апреля 2013

Проверяемое подразделение/процесс: Производственный цех

Осуществляется ли организация процесса производства и обслуживания в управляемых условиях?

Читайте также:  Служебная записка на заключение договора образец

Включают ли в себя управляемые условия информацию, описывающую характеристики продукции?

Включают ли в себя управляемые условия наличие рабочих инструкций?

Включают ли в себя управляемые условия применения подходящего оборудования?

Включают ли в себя управляемые условия наличие и применения контрольного и измерительного оборудования?

Включают ли в себя управляемые условия проведение мониторинга?

Включают ли в себя управляемые условия проведение измерений?

Предусмотрены ли действия после поставки продукции?

Аудитор: Михальчук Н.В.

Дата: 15 марта 2013

5 ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА НА МЕСТАХ (АУДИТ СООТВЕТСТВИЯ)

5.1 Проведение вступительного совещания

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 19011 – 2003:

6.5 Проведение аудита на месте

6.5.1 Проведение предварительного совещания

Предварительное совещание проводят с руководством проверяемой организации или, где это возможно, с теми, кто отвечает за проверяемые подразделения или процессы. Цель предварительного совещания:

а) подтверждение плана аудита;

б) предоставление краткого обзора плана выполнения аудита;

в) подтверждение каналов обмена информацией;

г) предоставление возможностей проверяемой организации задать вопросы.

Практическая помощь — Предварительное совещание

Как правило, при внутренних аудитах малых предприятий на предварительном совещании объявляют о том, что аудит начинается, и объясняют характер аудита.

В других случаях предварительное совещание считают официальным и ведут регистрацию присутствующих на нем. В роли председателя должен быть руководитель аудиторской группы. На совещании необходимо выполнить следующее:

а) представить участников, включая их роль в аудите;

б) подтвердить цели, области, критерий аудита;

в) подтвердить график проведения аудита и другие соглашения с проверяемой организацией, связанные с аудитом (даты и время заключительного совещания, любые промежуточные совещания аудиторской группы и руководства проверяемой организации и дальнейшие изменения);

г) ознакомить с методами и процедурами аудита, включая информирование проверяемой организации о том, что свидетельства аудита будут основаны на выборках доступных данных и в аудите будет присутствовать элемент неопределенности;

д) подтвердить официальные каналы связи между аудиторской группой и проверяемой организацией;

е) подтвердить язык, используемый при аудите;

ж) подтвердить, что проверяемая организация будет информирована о ходе аудита во время его проведения;

и) подтвердить, что любые ресурсы и средства, необходимые аудиторской группе, будут доступны

к) подтвердить обеспечение конфиденциальности;

л) подтвердить обеспечение безопасности работы, ознакомление с процедурами на случай чрезвычайной ситуации и обеспечение безопасности для аудиторской группы;

м) подтвердить наличие, роль и фамилии всех сопровождающих лиц;

н) ознакомить с методами составления отчетов, включая классификацию несоответствий;

о) информировать об условиях, при которых аудит может быть прекращен;

п) информировать о системе рассмотрения апелляций по проведению или заключениям по результатам аудита.

Внутренние аудиты ХАССП на предприятиях

Система ХАССП, внедренная в компании, призвана помочь контролировать и управлять безопасностью изготавливаемых продуктов. Но нельзя ограничиваться только внедрением ХАССП на производстве. Для её функционирования необходим ряд мероприятий в виде мониторинга, коррекции, контроля процессов. Руководство должно быть заинтересовано в улучшении ХАССП. Одними из способов сделать это являются внутренние аудиты.

Внутренний аудит ХАССП пищевых предприятий позволяет получить достоверную информацию о работе системы, выявить проблемные зоны, устранить риски и разработать мероприятия по улучшению. Также позволяет выявить имеющуюся документацию, соответствует ли она действующим стандартам законодательства. Но процедура не так проста, как может показаться на первый взгляд. Она требует грамотного и объективного подхода, ведь в конечном итоге это влияет на безопасность продукции.

Внутренний аудит ХАССП пищевых предприятий позволяет получить достоверную информацию о работе системы, выявить проблемные зоны, устранить риски и разработать мероприятия по улучшению. Также позволяет выявить имеющуюся документацию, соответствует ли она действующим стандартам законодательства. Но процедура не так проста, как может показаться на первый взгляд. Она требует грамотного и объективного подхода, ведь в конечном итоге это влияет на безопасность продукции.

Внутренние аудиты СМК в пищевой организации проводят согласно рекомендациям ГОСТ Р ИСО 19011–2012. Для обследования системы следует придерживаться этого же стандарта.

Сама же система разрабатывается согласно требованиям одного из стандартов: либо ГОСТ Р 51705.1-2001, либо ГОСТ Р ИСО 22000-2007.

Внутренние проверки преследуют следующие цели:

  • удостовериться, что система соответствует установленным требованиям;
  • удостовериться, что система внедрена и эффективно работает.

Проведение внутренних аудитов на пищевом предприятии позволит:

  • гарантировать соответствие системы установленным требованиям;
  • подтвердить результативность системы для заинтересованных сторон;
  • выявить проблемы, существующие риски, что позволит улучшить эффективность системы;
  • выявить сбои на стадии внедрения системы и наладить её работу.

Ревизии внутри организации могут проводиться на стадии внедрения ХАССП, для подготовки к сертификации на соответствие принятого стандарта и как периодические ежегодные проверки.

Этапы внутреннего аудита

Внутренний аудит ХАССП пищевого предприятия проводиться только после внедрения системы. Обследованию подвергается документация, процедуры и процессы, описанные в руководстве ХАССП.

Как и внутренний аудит СМК в пищевой промышленности проверка ХАССП состоит из трех этапов. Рассмотрим их подробнее.

1. Планирование внутреннего аудита ХАССП.
Руководителем группы осуществляется планирование проверки на основе годовой программы. Программа охватывает все элементы системы и предназначена осуществить их проверку в течение года.

В плане указывают объект, область, объем программы аудита, состав группы, дату, место и время обследования. Те элементы, которые будут подвергаться ревизии и представляют собой объем программы обследования.

План согласовывается с руководителями проверяемых подразделений.

Читайте также:  Должностная инструкция плотника в жкх

Команду аудиторов может представлять один аудитор, группа или могут привлекаться специалисты из других подразделений компании. Здесь важно чтобы аудиторы не имели отношения к проверяемой деятельности.

Руководитель группы распределяет весь объем программы между аудиторами. Они подготавливают контрольные листы, в которых заранее прописывают свои вопросы или пункты подлежащие проверке.

2. Аудит ХАССП на месте.

Обследование начинается с предварительного совещания, на котором руководитель группы знакомит аудиторов с представителями проверяемого подразделения, подтверждает план аудита, отвечает на возникающие вопросы.

В ходе ревизии собирается информация или свидетельства, согласно контрольному листу. В дальнейшем они должны быть проанализированы на предмет соответствия критериям (внутренним процедурам, нормативным документам).

Объекты обследования на месте:

  • контрольные точки на всем технологическом процессе. Проверяющими фиксируется информация о том, как в действительности происходит процесс управления контрольными точками. Есть ли ответственные за контрольные точки, каким образом фиксируются отклонения от критических пределов, какие мероприятия принимаются в этом случае, каким образом выполняются процедуры мониторинга для контрольных точек.
  • процессы производства самой продукции от приемки сырья и до отгрузки на склад. Здесь выполняется проверка соблюдения технологического процесса изготовления продукта, соответствие продукции нормативным требованиям на всех стадиях.
  • соблюдение персоналом санитарно-гигиенических требований. Выполняется осмотр рабочей одежды, обеспечение необходимым оборудованием.

Факт обнаружения свидетельства аудитор обсуждает с сопровождающим проверяемого подразделения. В случае отсутствия компромисса относительно найденного несоответствия, эта проблема адресуется руководителю группы или руководству компании.

3. Завершение аудита.

В результате обследования внутри компании все полученные свидетельства регистрируются. В специально подготовленных бланках указываются: несоответствие; место, в котором оно обнаружено; пункт нормативного документа, требования которого нарушены; описание самого требования. В бланке предусмотрены разделы для описания коррекции и корректирующих мероприятий.

На завершающем совещании руководитель группы озвучивает выявленные наблюдения, причины несоответствий, пожелания по улучшению, дает оценку результативности проведенного обследования, оценку соответствия объектов проверки критериям аудита. Отвечает на возникающие вопросы.

Ответственные за разработку корректирующих мероприятий согласовывают дату их предоставления, а затем и сроки выполнения. Аудитор в указанный срок отслеживает выполнение мероприятий. При следующей проверке необходимо будет убедиться, что принятые меры работают.

Для команды ХАССП важно провести подробный анализ причин несоответствий так, чтобы разработать меры по недопущению повторения подобных случаев.

В ходе таких ревизий может возникнуть необходимость актуализации самого плана ХАССП, так как могут появиться изменения в технологическом процессе, в критических пределах, при вводе нового оборудования или другого продукта.

На предприятиях может проводиться внутренний аудит. И проверяющим лицам стоит знать порядок его организации. Рассмотрим, какие нюансы при этом важны.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Небольшие предприятия внутренние проверки не осуществляют. Но вот большие фирмы в таком контроле нуждаются.

Содержание

Если функции владении и управления являются разделенными и владельцы не интересуются деталями ведения деятельности, тогда необходимо контролировать работу менеджеров. В таком случае нужен внутренний аудит.

Что нужно знать? ↑

Рассмотрим основные моменты – само понятие аудита, а также нормативы, на которые стоит опираться при его проведении.

Необходимые термины

Аудитом Называют деятельность по осуществлению проверок финансовых и бухгалтерских отчетов и сведений учета, а также выражение по итогам проверки независимого мнения
Внутренний аудит Проверка, после которой дается независимая оценка эффективности работы организации и органа ее управления
Независимая оценка Контроль деятельности предприятия со стороны руководителей. Орган, что проводит проверку, зависит от руководства, но не всегда зависит от лица, работа которого проверяется

Какова его роль?

Есть направления проведения внутреннего аудита, при которых:

  1. Повышают эффективность и результативность деятельности.
  2. Обеспечивают достоверность всех отчетов – финансовых, управленческих, налоговых.
  3. Обеспечивают сохранность активов.
  4. Соблюдают требования законодательных положений и внутренней документации.

Решение о проведении такого аудита принимает само предприятие и высший управляющий орган, учитывая экономическую целесообразность.

Проверка такого вида нужна не только владельцу, но и менеджерам, задача которых заключается в управлении деятельностью, при котором достигаются поставленные цели.

Насколько такая задача будет выполнена, зависит от таких факторов:

Всю ли информацию

Xто нужна при принятии правильного решения, знает менеджер Наличие эффективной системы контроля Выполнения принятого решения

Внутренний аудит может повысить эффективность принятия решения. Он важен при ведении деятельности холдинговыми компаниями, а также предприятиями с разветвленными филиальными сетями.

Ведь головное предприятие должно иметь объективные данные о работе филиала. Подразделения могут ознакомиться с лучшей практикой работы.

Аудит также влияет на понимание в филиале политики и процедуры головной фирмы.

Законные основания

Организация, роль и функции внутреннего аудита определяются такими нормами:

Проведение внутреннего аудита на предприятии ↑

Выясним, что нужно знать об организации процесса проведения внутренних проверок на фирмах.

Кто проводит?

Функцию внутреннего аудита реализуют при использовании нескольких способов. И при этом не обязательно создавать отдельные службы.

Проверки могут проводить внешние консультанты или специализированные фирмы (если не установлено обязательство по созданию соответствующей службы).

Если создается собственная служба внутреннего аудита, определяют ее подчиненность (к примеру, функциональную). СВА может подчиняться руководству предприятия (президентам, гендиректорам, совету директоров).

Внутренний аудитор должен иметь понятие о стандартах работы и методологии проверки. Стоит разбираться в управленческих принципах, в бухучете, финансовом анализе, праве и т. д.

Читайте также:  Размещение электрощитовой в жилом доме

Обязательные качества аудитора:

  • объективное отношение;
  • коммуникативность;
  • умение работать;
  • наличие аналитических способностей и др.

Аудиторами становятся лица из финансового и контрольно-ревизионного подразделения фирмы.

Объекты проверок

Объект внутренней проверки – деятельность в отрасли финансов и производства, компьютерная система. Компания ведет деятельность, основываясь на устав, что утверждается учредителями в соответствии с законодательством.

Объект – устав, так как именно в нем есть отражение функций, капитала, структуры, правил образования и полномочия управленческого органа, правил проведения ликвидации, принципов бухучета.

В уставном капитале может принять участие дочернее предприятие. Внутренний аудитор должен проверить, соблюдена ли методология учета с расчетов с дочерней фирмой и зависимым предприятием.

При проверке рассматривают ведение учета:

  • ОС;
  • нематериальных активов;
  • по производственным запасам;
  • производственных расходов;
  • готового товара и его продажи;
  • кассовых операций;
  • денежной документации;
  • средств, что находятся в пути;
  • расчетов по совместной работе;
  • финансового результата;
  • капитала и резервов.

Изучают операции:

  • по расчетным счетам;
  • по валютным счетам;
  • по иным счетам в банковских учреждениях;
  • по расчетам с поставщиком и подрядчиком;
  • по расчетам с бюджетом;
  • по расчетам по претензии и авансовому платежу;
  • по расчетам страхования и соцобеспечения и т. д.

При аудите основных средств проверяется:

  • какое техсостояние ОС;
  • законны и правильны ли документальные операции поступления, перемещения и выбытия;
  • правильно ли начислена амортизация;
  • своевременно и в полной мере ли включаются в расходы при производстве;
  • правильно ли отражаются операции на счетах бухучета;
  • выполняется ли план ремонта и т. д.

При проверке достоверности данных по материальным ресурсам рассматривается материальная ответственность сотрудников.

Сведения учета не могут дать полной информации о состоянии складов и сохранности ресурсов.

Аудитор обращает внимание, правильно ли составлено акты по расхождению в количестве и качестве материальных ценностей, а также своевременно ли предъявлено претензии к поставщику или транспортному предприятию.

Документально подтверждается, правильно ли исчислено себестоимость готового товара и устанавливается, не относятся ли в расходы в затраты, что должны быть оплачены за средства специального фонда или за счет чистого дохода фирмы.

Определяется, согласованы ли договора на поставку с программами выпуска готового товара. Проверяется, соблюдается ли порядок ведения кассовых операций, устанавливается, соблюдено ли срок проведения инвентаризации.

Информационная безопасность

Объекты защиты информации – сведения и ресурсы, аппаратное и программное обеспечение. У многих фирм есть информация, которая должна защищаться или в соответствии с законодательством, или по требованиям деятельности.

Но не у всех есть специалист, что может выявить проблемы в защите и закрывать слабые места. В таком случае необходимо проводить самостоятельную ревизию информационной безопасности.

Что это — внутренний аудит, читайте здесь.

Аудит позволит выявить проблему и разработать действия по ее ликвидации. Такая проверка позволит гарантировать безопасность без лишних расходов.

При аудите:

  • дают оценку состояния, принимают решение по устранению риска;
  • выполняют решения по устранению риска;
  • контролируют, выполняются ли принятые решения;
  • оценивают риски, когда устанавливают, точно и в полной ли мере выполняются требования законодательных положений.

Контролируя обработку персональных сведений, стоит определить:

  • обрабатывают ли данные в компании;
  • какие виды обработки используют – автоматизированные, смешанные;
  • на какие нормы опирается при этом предприятие;
  • получала ли фирма у субъекта персональных сведений согласие на обработку в письменном виде и соблюдено ли форму согласия;
  • какая информационная система действует;
  • осуществляют ли обработку данных лиц, что не имеют с предприятием трудовых отношений;
  • назначено ли сотрудника, что отвечает за обеспечение информационной безопасности и т. д.

При определении состояния защиты данных стоит проверить:

  • есть ли на фирме данные, что являются коммерческой тайной;
  • принято ли документ, что регулирует оборот конфиденциальных данных;
  • соблюдаются ли нормы ФЗ от 29 июля 2004 № 98;
  • если ли такие данные, что переданы контрагенту, и на каком основании;
  • только ли расписок, сколько допускается работников к данным такого типа;
  • и т. д.

Отдельно рассматривается ряд направлений защиты системы информационного плана:

  • защита е объектов;
  • защита процесса и процедуры по обработке данных;
  • защита канала связи;
  • управление защитной системой.

На пищевом предприятии

Проверяется эффективность и результативность СМК, соответствие законодательству, эффективность внедрение менеджмента.

Сначала проводятся совещания руководства, где будет представлено аудиторов и сообщено цель проверки, а также основные критерии. Аудиторы будут собирать данные, наблюдать за работой и анализировать документы и записи.

Далее проводится контроль выполнения программ внутреннего аудита и результата. Если возникнет такая необходимость, проверяются отдельные отрасли и части производства, увеличивается выборка документов.

На фармацевтической организации

В соответствии с Постановлением властей от 22 ноября 2011 № 1081, аптеки должны соблюдать правила по отпуску препаратов.

Если они не выполняются, имеет место грубое нарушение, за что предусмотрено ответственность в соответствии с п. 4 ст. 14.1 КоАП.

В отраслевом стандарте, что утверждался Приказом от 4 марта 2003 № 80, прописано обязательство проведения внутренних проверок на соответствие требованиям документа.

При аудите нужно обратить внимание, все ли документы есть на помещения, что заняты. Проверяется наличие должностной инструкции, иной документации.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector